Administratief medewerker, deeltijdse vervanging

Taken

Je neemt tijdelijk de administratieve rol op je en zorgt ervoor dat facturen correct de deur uitgaan en binnen komen, dat abonnementen en licenties op punt staan en dat collega’s en zaakvoerders kunnen rekenen op een vlotte opvolging. Je werkt in een goed gestructureerde functie met duidelijke werkwijzen, zodat je snel op kruissnelheid zit.

Uitgaande facturatie in CRM Teamleader (workflow per onderdeel wordt uitgelegd)

• Facturatie voor alarmen en camera’s, trappentorens en stellingen, en artikelen in verkoop, inclusief het aanvragen en opvolgen van pro forma’s bij aannemers waar nodig
• De huurkaft nakijken en up-to-date houden als basis voor de facturatie
• Rappels voor vervallen facturen versturen in samenspraak met de zaakvoerders

_Inkomende facturatie_

• Documenten klasseren van zodra ze betaald zijn

_Abonnementen en licenties beveiliging_

• Facturatie en onderhoud van de Excel-lijst, met controle tegenover de inkomende facturen
• Simkaarten activeren of deactiveren in overleg met de collega’s van beveiliging

_Communicatie en kantoorbeheer_

• Beheer van de info-mailbox en het doorsturen van aanvragen naar de juiste collega of het juiste departement

Vereisten

Jouw profiel

• Je hebt ervaring in een administratieve of boekhoudkundige functie, een pluspunt als dat in een KMO was
• Je werkt nauwkeurig, georganiseerd en zelfstandig, en houdt het overzicht bij meerdere lopende dossiers
• Je kan vlot werken met Microsoft Office (Outlook, Excel) en een CRM (bv. Teamleader)
• Je communiceert vlot en vriendelijk met klanten, leveranciers, collega’s en zaakvoerders
• Je hebt oog voor detail en voelt je thuis in een technische omgeving
• Je beheerst het Nederlands, kennis van Frans en/of Engels is een pluspunt
• Je kan snel inwerken en bent beschikbaar vanaf datum in overleg