Adjoint en scolarité Ecole de Science politique de la Sorbonne H/F

RESPONSABILITÉS :

Activités principales :

Gérer la scolarité des 5 programmes de Licence (310 étudiants) :

Licence Science Politique Double Licence Histoire - Science Politique Double Licence Droit - Science Politique Double Licence Philosophie - Science Politique Double Licence Économie - Science Politique

• Organiser et préparer les séances de Pré-rentrée et effectuer les inscriptions pédagogiques (IPWEB),
• Assurer le bon déroulement des enseignements : suivi des semestres d'enseignement, planning, documentation, information et accompagnement des étudiant·e·s,
• Organiser les 3 séquences d'examens : collecte et reprographie des sujets d'examen, planifier les sessions : calendrier, surveillances enseignantes et administratives, tiers-temps, examens terminaux, et convocation des étudiants,
• Contrôler la délivrance des diplômes : assurer l'organisation des jurys de délibération, saisie et reports des notes, vérification des calculs (Logiciel APOGEE) et délivrance des diplômes en conformité avec le règlement du contrôle des connaissances (RCC),
• Contrôler la légalité des procédures mises en œuvre (stages, césures, contrôle des connaissances, examens, délivrance des attestations et diplômes ...),

Organiser les campagnes de candidatures

• Accueillir et informer les candidats,
• Vérifier la conformité des dossiers au regard des documents demandés
• Organiser les commissions pédagogiques d'admission
• Traiter les réponses aux candidatures sur le logiciel E-Candidat,
• Traiter les admissions et accompagnement des étudiants jusqu'à leur inscription pédagogique

Gestion des stages

• Conseil et accompagnement des étudiants dans leur recherche de stages, contrôle réglementaire et traitement des conventions de stage (Application Pstage)
• Remontée des déclarations nominatives et statistiques

Maquettage et modélisation des diplômes

• Vérification de la modélisation des programmes, règles de calcul, maquettage des PV et relevés de notes, en relation avec la mission APOGEE

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences requises ou souhaitées :

• savoir utiliser les logiciels APOGEE, E-Candidat, IPWEB et PSTAGE
• savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Thunderbird
• savoir rédiger
• accueillir le public et être à son écoute
• connaître l'organisation de la composante et ses activités, ainsi que l'organisation de l'université,
• connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes, aux stages, et programme Erasmus
• savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
• savoir s'impliquer dans un travail de groupe
• savoir être organisé, méthodique, rigoureux
• ponctualité, disponibilité