Recepcionista asistente administrativo

Objetivo del cargo

Brindar apoyo administrativo, contable y operativo a la empresa, asegurando una correcta gestión de la facturación, organización de documentos, seguimiento de cuentas por cobrar y pagar, archivo contable y coordinación de información con el contador, contribuyendo al orden y eficiencia de las operaciones administrativas.

Principales funciones

Facturación y gestión comercial

• Elaborar y emitir facturas de ventas.
• Preparar notas de crédito, notas de débito y demás documentos administrativos requeridos.
• Verificar que las facturas contengan correctamente los datos fiscales, órdenes de compra y condiciones comerciales del cliente.
• Enviar facturas y documentación correspondiente a los clientes.
• Mantener actualizado el registro de facturación.
• Dar seguimiento a facturas pendientes de entrega, aceptación o procesamiento por parte de los clientes.
• Apoyar en la elaboración de cotizaciones, órdenes de venta y documentación comercial cuando sea requerido.

Cuentas por cobrar

• Mantener actualizado el control de cuentas por cobrar.
• Realizar seguimiento de facturas próximas a vencer y vencidas.
• Contactar a clientes para confirmación de recepción de facturas y programación de pagos.
• Registrar pagos recibidos.
• Preparar reportes periódicos de antigüedad de saldos y cuentas pendientes.

Cuentas por pagar

• Recibir, revisar y organizar facturas de proveedores.
• Verificar que las facturas correspondan con órdenes de compra, entregas o servicios recibidos.
• Mantener actualizado el control de cuentas por pagar.
• Preparar relación de pagos pendientes para aprobación de gerencia.
• Archivar comprobantes de transferencias y pagos realizados.

Organización contable

• Organizar mensualmente las facturas de compras, ventas, gastos, pagos y demás soportes contables.
• Clasificar documentos para facilitar su registro por parte del contador.
• Mantener archivos físicos y digitales debidamente identificados y actualizados.
• Entregar oportunamente al contador la documentación necesaria para los cierres mensuales.
• Llevar control de gastos administrativos y comprobantes.
• Apoyar en conciliaciones de información administrativa y bancaria.
• Mantener organizada la documentación relacionada con impuestos y obligaciones fiscales, en coordinación con el contador.

Administración general

• Mantener actualizado el archivo administrativo de clientes y proveedores.
• Atender llamadas, correos electrónicos y solicitudes administrativas.
• Elaborar cartas, comunicaciones, reportes y documentos internos.
• Coordinar mensajería, recepción y envío de documentos.
• Mantener control de suministros y materiales de oficina.
• Apoyar a la gerencia en tareas administrativas y seguimiento de pendientes.
• Manejar de manera confidencial la información financiera, comercial y administrativa de la empresa.

-Requerimientos-

• Educación mínima: Educación Técnico/Profesional
• 1 año de experiencia
• Idiomas: Inglés
• Edad: entre 18 y 60 años
• Conocimientos: Archivo, Contabilidad, Cuentas por cobrar, Facturación, Microsoft excel, Organización, Administración de empresas industriales

Palabras clave:

recepcion, receptionist, recepcionista, ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative