Education Administration Executive

Aufgaben

• Mengelola dan mengoordinasikan seluruh kegiatan administrasi lembaga agar berjalan tertib, efektif, dan sesuai prosedur.
• Menangani administrasi akademik dan operasional, termasuk data siswa, pengajar, kelas, serta program pembelajaran.
• Menyiapkan, memeriksa, dan mengarsipkan dokumen lembaga (surat-menyurat, laporan, perizinan, kontrak, dan dokumen internal).
• Mengelola data siswa mulai dari pendaftaran, pembayaran, penjadwalan kelas, kehadiran, hingga penerbitan sertifikat secara akurat dan rahasia.
• Membuat laporan administrasi dan operasional secara berkala (harian, mingguan, bulanan, dan tahunan).
• Berkoordinasi dengan pengajar, manajemen, dan departemen terkait untuk mendukung kelancaran kegiatan belajar mengajar.
• Mengatur jadwal kelas, ujian, seminar, kegiatan siswa, serta kebutuhan administrasi akademik lainnya.
• Mengelola administrasi pembayaran siswa, cicilan program, dan laporan administrasi sederhana bekerja sama dengan bagian keuangan.
• Mengelola inventaris kantor, perlengkapan belajar, ATK, dan fasilitas pendukung operasional lembaga.
• Memberikan informasi program, jadwal, biaya, serta prosedur pendaftaran kepada calon siswa.
• Mendukung pelaksanaan kegiatan promosi, seminar, open house, dan event pendidikan yang diselenggarakan lembaga.
• Memastikan seluruh data dan dokumen siswa tersimpan dengan baik serta mudah diakses saat dibutuhkan.
• Mengelola administrasi dokumen siswa untuk keperluan pendaftaran sekolah bahasa, universitas, program magang, maupun program kerja ke Jepang.
• Melakukan pengecekan kelengkapan dan validitas dokumen siswa sesuai persyaratan sekolah, perusahaan, maupun instansi terkait di Jepang.
• Melakukan follow-up kelengkapan dokumen, pembayaran, serta progres siswa selama proses pendaftaran hingga keberangkatan.
• Mengelola database calon siswa, siswa aktif, alumni, serta memastikan seluruh data ter-update dengan baik.
• Memberikan pelayanan dan pendampingan administrasi kepada siswa dan orang tua selama proses persiapan keberangkatan ke Jepang.
• Memastikan seluruh proses administrasi berjalan sesuai timeline yang telah ditetapkan.

Anforderungen

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan (Administrasi, Manajemen, Pendidikan, Bahasa Jepang, atau bidang terkait lebih diutamakan).
• Memiliki pengalaman sebagai Administration Executive, Academic Administration, Education Consultant Admin, Student Service, atau posisi administrasi sejenis minimal 1–3 tahun.
• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), terutama Microsoft Excel.
• Terbiasa mengelola database, dokumen, dan administrasi dalam jumlah besar dengan tingkat akurasi tinggi.
• Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan pengarsipan yang baik.
• Teliti, rapi, detail, dan memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dengan siswa, orang tua, pengajar, dan mitra kerja.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Berorientasi pada pelayanan (service oriented) dan penyelesaian masalah.
• Menjaga etika kerja serta kerahasiaan data siswa dan perusahaan.

Nilai Tambah

• Berpengalaman di lembaga kursus, sekolah bahasa, bimbingan belajar, atau institusi pendidikan.
• Berpengalaman mengurus administrasi program studi ke luar negeri, magang, atau penempatan kerja ke Jepang.
• Memiliki kemampuan Bahasa Inggris aktif.
• Memiliki ketertarikan pada bidang pendidikan, pengembangan sumber daya manusia, dan program internasional.