Asistente Ejecutivo

Propósito del Puesto El Executive Assistant (EA) del CEO es responsable de brindar soporte administrativo, operativo, organizacional y comunicacional al CEO de Pacifiko.com, garantizando que su tiempo, prioridades y agenda se manejen de forma eficiente, ordenada y estratégica.

Este rol permite que el CEO opere al máximo nivel de enfoque, optimizando la coordinación interna, preparando información clave, gestionando comunicaciones y asegurando que proyectos y compromisos ejecutivos avancen sin fricción. Es un puesto de alta confianza, discreción y criterio profesional.

Responsabilidades Principales

• Gestión de Agenda y Prioridades del CEO
• Administrar la agenda ejecutiva: reuniones, viajes, compromisos internos y externos.
• Priorizar solicitudes y coordinar tiempos críticos con precisión.
• Garantizar que el CEO cuente siempre con información y materiales previos para cada reunión.
• Mantener una visión proactiva del calendario para anticipar conflictos o necesidades.

Coordinación de Reuniones y Comunicación Ejecutiva

• Preparar agendas, minutas, documentos de reunión y presentaciones ejecutivas.
• Llevar seguimiento de acuerdos y tareas derivadas de reuniones del CEO.

Servir como punto de contacto entre el CEO y otras áreas de la empresa.

• Filtrar y organizar comunicaciones entrantes, solicitudes y mensajes clave.

Soporte Administrativo y Organizacional

• Organizar viajes, reservas, eventos corporativos y logística ejecutiva.
• Manejar documentos confidenciales, contratos y correspondencia.
• Gestionar gastos, reportes, reembolsos y coordinación administrativa.
• Apoyar al CEO en la organización personal relacionada con su rol empresarial.

Gestión de Proyectos Ejecutivos

• Apoyar en proyectos estratégicos asignados por el CEO.
• Coordinar con líderes de áreas para recopilar información o dar seguimiento a iniciativas.
• Mantener visibilidad sobre hitos, entregables y dependencias críticas.

-Preparar reportes de avance y alertar sobre riesgos o retrasos.

Análisis Básico y Preparación de Información

• Preparar resúmenes ejecutivos, documentos estratégicos y presentaciones.
• Consolidar datos, reportes y KPIs que el CEO necesita para tomar decisiones.
• Realizar investigaciones puntuales (benchmark, proveedores, tendencias, etc.).

Relación con Stakeholders Internos y Externos

• Coordinar interacciones del CEO con:
• Líderes internos (Finanzas, Tech, Producto, Marketplace, Operaciones).
• Inversionistas, bancos, proveedores clave o socios comerciales.
• Representantes legales, contables o externos.
• Mantener comunicación profesional, clara y efectiva en todas las interacciones.

Manejo de Confidencialidad y Criterio Ejecutivo

• Garantizar el resguardo de información sensible.
• Mostrar criterio profesional en manejo de documentos, conversaciones y accesos.
• Ser un apoyo confiable en decisiones y situaciones ejecutivas del día a día.

Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)

• Eficiencia y precisión en la gestión del calendario del CEO.
• Cumplimiento de entregables y seguimiento de acuerdos ejecutivos.
• Calidad de documentos, resúmenes y reportes entregados.
• Nivel de organización y reducción de conflictos en agenda.
• Puntualidad y exactitud en comunicación interna/externa.
• Satisfacción del CEO con el soporte recibido.

Requisitos del Puesto

Formación Académica

• Licenciatura en Administración, Negocios, Comunicación, Relaciones Internacionales, Ingeniería, o áreas afines.
• Certificaciones en gestión ejecutiva, project management o herramientas digitales (deseable).

Experiencia

• 3–6 años como Executive Assistant, Office Manager, Chief of Staff Junior o roles similares.
• Experiencia previa apoyando a directores generales o ejecutivos de alto nivel.
• Deseable experiencia en empresas digitales, e-commerce, startups o ambientes multipaís.

Conocimientos Técnicos

• Dominio de herramientas de productividad (Google Workspace, Office, Notion, etc.).
• Manejo de calendarios complejos y gestión de reuniones ejecutivas.
• Habilidad para preparar presentaciones ejecutivas.
• Conocimiento básico de finanzas, operaciones y métricas de e-commerce (deseable).
• Inglés intermedio o avanzado (deseable).

Competencias Blandas

• Organización excepcional, anticipación y priorización.
• Comunicación clara, profesional y efectiva.
• Enfoque absoluto en discreción, confidencialidad y confianza ejecutiva.
• Proactividad y capacidad de resolver problemas sin supervisión.
• Manejo de presión, alto volumen y entornos dinámicos.
• Atención al detalle y pensamiento estructurado.
• Diplomacia, empatía y excelente trato interpersonal.

-Requerimientos- Educación mínima: Universidad 3 años de experiencia Idiomas: Español Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, directivo, mando, gobierno, regencia, executive, managing, ejecutivo