Asistente de Dirección Regional

Brindar soporte estratégico y administrativo a la Dirección Regional, garantizando una gestión eficiente de agendas, viajes, reuniones, proyectos e información confidencial. Actuar como un filtro ejecutivo, facilitando la toma de decisiones y asegurando el cumplimiento de prioridades del negocio.

Responsabilidades principales

Soporte estratégico

• Preparar presentaciones ejecutivas, reportes, minutas y materiales para reuniones de dirección.
• Dar seguimiento a proyectos estratégicos y compromisos interdepartamentales.
• Coordinar información entre diferentes áreas y países de la región.

Gestión administrativa y confidencial

• Manejar documentación sensible y confidencial con absoluta discreción.
• Administrar órdenes de compra, pagos, presupuestos y controles administrativos relacionados con la dirección.
• Mantener organizada la información física y digital.

Gestión de stakeholders

• Servir como enlace entre la Dirección y líderes internos, clientes, proveedores y socios estratégicos.
• Aplicar criterio para gestionar solicitudes y priorizar temas relevantes.
• Tener la capacidad de establecer límites, negociar plazos y decir no de manera profesional cuando sea necesario para proteger las prioridades del negocio.

Gestión ejecutiva de agenda

• Administrar y priorizar la agenda de la Dirección Regional.
• Coordinar reuniones presenciales y virtuales con equipos internos y externos.
• Gestionar cambios de última hora, conflictos de agenda y prioridades críticas.
• Asegurar el seguimiento oportuno de compromisos y acuerdos.

Coordinación de viajes y eventos

• Organizar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hospedajes, transporte y viáticos.
• Elaborar itinerarios ejecutivos detallados.
• Gestionar eventos corporativos, reuniones regionales, juntas directivas y visitas de clientes o proveedores.

Requisitos

Formación Académica

• Licenciatura en Administración de Empresas, Relaciones Internacionales, Comunicaciones, Negocios o carreras afines.

Experiencia

• Mínimo 2 a 3 años de experiencia como Asistente de Dirección, Asistente Ejecutiva o posiciones similares.
• Experiencia dando soporte a directores, gerencias senior o equipos regionales.
• Deseable experiencia en empresas multinacionales o con operaciones regionales.

Conocimientos Técnicos

• Manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook y Teams).
• Gestión de calendarios ejecutivos complejos.
• Organización de viajes internacionales.
• Elaboración de presentaciones ejecutivas.
• Manejo de herramientas colaborativas y plataformas de videoconferencia.

Idiomas

• Inglés intermedio-avanzado deseable.

Competencias clave

• Alto nivel de organización y planificación.
• Excelente manejo del tiempo y priorización.
• Comunicación asertiva.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Resolución de problemas.
• Proactividad y autonomía.
• Inteligencia emocional.
• Discreción y confidencialidad.
• Sentido de urgencia.
• Capacidad para influir y gestionar situaciones complejas.
• Firmeza para gestionar expectativas y establecer límites de manera profesional.
• Orientación al detalle sin perder visión estratégic.

-Requerimientos-

• Educación mínima: Educación Técnico/Profesional
• años de experiencia
• Edad: entre 25 y 50 años
• Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, region, demarcacion, localidad