Asistente Administrativo y de Control

Empresa en crecimiento se encuentra en búsqueda de un(a) Asistente Administrativo y de Control, responsable de mantener actualizada y organizada la información administrativa de la empresa, realizando seguimiento diario de gastos, facturas, proveedores, pagos e incidencias de personal.

Buscamos una persona muy ordenada, responsable, proactiva y orientada al seguimiento, capaz de mantener los controles administrativos actualizados diariamente y anticiparse a pendientes, vencimientos o documentación faltante.

FUNCIONES PRINCIPALES

Control administrativo y de gastos

• Registrar y mantener actualizados diariamente los gastos y compras realizados por la empresa.
• Clasificar los gastos por categorías: movilidad, limpieza, útiles de oficina, mantenimiento, servicios, compras extraordinarias, entre otros.
• Llevar el control de los presupuestos y límites de gasto establecidos para cada categoría.
• Realizar seguimiento del gasto acumulado versus el presupuesto disponible.
• Alertar oportunamente cuando una categoría se encuentre próxima a alcanzar o superar el presupuesto asignado.
• Elaborar reportes periódicos de gastos y controles administrativos.

Facturas y proveedores

• Registrar, organizar y archivar facturas, boletas, recibos por honorarios y demás comprobantes.
• Verificar que los comprobantes correspondan correctamente a las compras y servicios realizados.
• Realizar seguimiento a proveedores para obtener facturas o comprobantes pendientes.
• Solicitar correcciones o modificaciones cuando un comprobante haya sido emitido incorrectamente.
• Mantener organizada y actualizada la documentación de proveedores.
• Llevar el control de cuentas y pagos pendientes a proveedores.
• Mantener actualizado un calendario de vencimientos y fechas de pago.
• Realizar seguimiento de pagos recurrentes como luz, agua, internet, telefonía, alquileres, servicios y otros proveedores.
• Informar anticipadamente sobre próximos vencimientos y obligaciones de pago.

Apoyo y control de incidencias para planillas

• Mantener actualizado diariamente el control de asistencia del personal.
• Registrar tardanzas, faltas, permisos y otras incidencias.
• Registrar y controlar adelantos de sueldo.
• Registrar descuentos y otros conceptos que posteriormente deberán considerarse en la elaboración de planillas.
• Revisar la información registrada en los sistemas internos y detectar posibles diferencias o inconsistencias.
• Preparar y entregar información administrativa organizada para el procesamiento de planillas.
• El puesto brinda soporte y control de información para planillas, pero no es responsable de la elaboración ni cierre de la planilla.

Organización y seguimiento administrativo

• Mantener actualizadas las bases de datos y archivos administrativos.
• Llevar seguimiento de tareas y pendientes administrativos.
• Apoyar en la organización y seguimiento de reuniones y compromisos.
• Recordar oportunamente reuniones, pagos, vencimientos y pendientes importantes.
• Solicitar información o documentación pendiente a las diferentes áreas de la empresa.
• Brindar soporte administrativo a Gerencia y Administración.
• Realizar otras funciones administrativas relacionadas con el puesto.

REQUISITOS

• Estudios técnicos o universitarios en Administración, Contabilidad, Finanzas o carreras afines.
• Experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos, contables o similares.
• Experiencia en registro y control de gastos, facturas y proveedores.
• Experiencia o conocimientos en control de asistencia e incidencias de personal.
• Manejo de Excel a nivel intermedio.
• Capacidad para trabajar con bases de datos y grandes cantidades de información.
• Deseable experiencia elaborando reportes administrativos y controles de presupuesto.

COMPETENCIAS QUE BUSCAMOS

Buscamos especialmente una persona:

• Extremadamente ordenada y detallista.
• Responsable con el cumplimiento de fechas.
• Con capacidad de seguimiento constante.
• Proactiva y con iniciativa.
• Capaz de detectar errores e inconsistencias.
• Con buena capacidad de organización y priorización.
• Que no espere a que le recuerden constantemente sus pendientes.
• Con criterio para alertar oportunamente sobre problemas, vencimientos o desviaciones de presupuesto.

CONDICIONES DEL PUESTO

• Modalidad: 100% presencial.
• Horario de lunes a viernes: 8:30 a. m. a 5:00 p. m.
• Horario de sábado: 8:30 a. m. a 12:30 p. m.
• Días de trabajo: lunes a sábado.
• Descanso: domingos.

OBJETIVO DEL PUESTO

Garantizar que la información administrativa de la empresa se encuentre actualizada, organizada y controlada diariamente, permitiendo conocer en cualquier momento cuánto se ha gastado, cuánto presupuesto queda disponible, qué facturas están pendientes, qué pagos están próximos a vencer y qué incidencias de personal deben ser consideradas para planillas.

Requerimientos

• Educación mínima: Técnico años de experiencia
• Edad: A partir de 18 años
• Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative