Asistente Ejecutiva de Despacho
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Requisitos
Formación académica
Licenciatura en Relaciones Internacionales, Administración Pública, Administración de Empresas, Ciencias Jurídicas, Ciencias Políticas o carreras afines.
Experiencia requerida
- Experiencia sugerida de 5 años o más en posiciones de asistencia ejecutiva de alto nivel, coordinación de despachos, jefaturas administrativas, relaciones institucionales o funciones similares.
- Experiencia en coordinación de agendas y actividades de altas autoridades, funcionarios de Gobierno o directivos de organizaciones.
- Experiencia en gestión y seguimiento de instrucciones, compromisos y acuerdos institucionales.
- Experiencia en elaboración de informes ejecutivos, gestión documental y coordinación interinstitucional.
- Deseable experiencia en instituciones gubernamentales, organismos internacionales, representaciones diplomáticas o entidades de cooperación internacional.
Conocimientos indispensables
- Conocimiento de la estructura y funcionamiento de la administración pública.
- Conocimiento de protocolo, ceremonial diplomático y relaciones institucionales.
- Manejo de agendas ejecutivas de alto nivel y coordinación de actividades oficiales.
- Gestión documental, correspondencia oficial y elaboración de comunicaciones institucionales.
- Elaboración y revisión de informes ejecutivos, ayudas memoria, presentaciones y documentos oficiales.
- Conocimiento de mecanismos de coordinación interinstitucional y seguimiento de acuerdos.
- Manejo avanzado de Microsoft Office y herramientas digitales de organización y seguimiento.
- Conocimiento de normas y procedimientos para el manejo de información confidencial.
- Inglés avanzado, preferentemente.
Funciones principales
- Coordinar la agenda oficial: Organizar, programar y dar seguimiento a reuniones, audiencias, encuentros diplomáticos, actividades oficiales y compromisos institucionales, garantizando una adecuada priorización y coordinación.
- Gestionar la correspondencia del Despacho: Recibir, revisar, clasificar, canalizar y dar seguimiento a la documentación, correspondencia oficial, invitaciones, solicitudes y comunicaciones.
- Coordinar con las dependencias: Mantener comunicación permanente, direcciones generales y unidades administrativas para gestionar oportunamente las instrucciones y requerimientos.
- Dar seguimiento a instrucciones y acuerdos: Monitorear el cumplimiento de las instrucciones giradas por la, solicitar avances a las unidades responsables y mantener actualizado el control de compromisos institucionales.
- Coordinar reuniones de alto nivel: Organizar reuniones con funcionarios de Gobierno, representantes del cuerpo diplomático, organismos internacionales, embajadores y otras autoridades, verificando los requerimientos de agenda, protocolo y documentación.
- Coordinar la preparación de documentos oficiales: Gestionar y verificar la elaboración de informes ejecutivos, ayudas memoria, agendas, presentaciones, notas institucionales y demás documentos requeridos para las actividades y toma de decisiones
- Coordinar actividades y eventos oficiales: Apoyar la planificación, organización y logística de actos oficiales, visitas diplomáticas, reuniones bilaterales, encuentros multilaterales y actividades institucionales.
- Gestionar la coordinación interinstitucional: Facilitar la comunicación y articulación entre el Despacho y otras instituciones gubernamentales, organismos internacionales y representaciones diplomáticas, conforme a los lineamientos establecidos.
- Administrar y resguardar la documentación del Despacho: Garantizar el manejo organizado, confidencial y seguro de expedientes, archivos, comunicaciones y documentación oficial, conforme a las disposiciones institucionales.
- Elaborar informes de seguimiento y gestión: Preparar reportes ejecutivos sobre actividades realizadas, compromisos adquiridos, reuniones atendidas, asuntos pendientes y resultados de las gestiones del Despacho.
- Acompañar y brindar apoyo en misiones oficiales: Participar, cuando sea requerido, en misiones oficiales nacionales e internacionales, apoyando la coordinación de agendas, reuniones, documentación, logística institucional y seguimiento de los compromisos derivados de dichas misiones.
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