Asistente de dirección
Tareas
Objetivo del puesto Brindar apoyo administrativo y ejecutivo a la Dirección, coordinar su agenda y dar seguimiento a compromisos y proyectos. Gestionar las compras de la empresa, procurando condiciones favorables de precio, calidad y entrega, conforme a los presupuestos y autorizaciones establecidos.
Funciones principales Asistencia a Dirección: Administrar agenda, coordinar reuniones y citas, preparar documentación y dar seguimiento a compromisos.
Seguimiento administrativo: Elaborar minutas, oficios, presentaciones y reportes; mantener archivos y expedientes actualizados.
Coordinación interna: Dar seguimiento a solicitudes de Dirección con las distintas áreas y reportar avances y pendientes.
Compras: Recibir requisiciones, solicitar cotizaciones y elaborar comparativos de precio, calidad, disponibilidad y condiciones de pago.
Proveedores: Buscar y evaluar proveedores, negociar condiciones y mantener actualizado el directorio.
Órdenes de compra: Elaborar y tramitar órdenes de compra conforme a las autorizaciones y presupuestos establecidos.
Entregas y aclaraciones: Coordinar la recepción con el área solicitante y gestionar faltantes, devoluciones o garantías.
Facturación y pagos: Revisar que las facturas correspondan a lo solicitado y recibido; integrar documentación y dar seguimiento con Contabilidad.
Control de gastos: Apoyar en comprobaciones, viáticos y reportes de compras y gastos de Dirección.
Indicadores de desempeño
- Cumplimiento de compromisos y pendientes de Dirección.
- Compras entregadas en tiempo y conforme a lo solicitado.
- Expedientes de compra completos y sin diferencias documentales.
- Cumplimiento de presupuestos autorizados.
- Ahorros documentados sin afectar calidad ni servicio.-Requerimientos- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura
Requisitos
- Escolaridad: Licenciatura en Administración, Contabilidad, Negocios o carrera afín; terminada o en proceso.
- Experiencia: Mínimo 2 años en asistencia de Dirección, administración y gestión de compras.
- Manejo de Excel, Word, correo electrónico y herramientas de organización.
- Experiencia en cotizaciones, órdenes de compra, trato con proveedores y seguimiento de entregas.
- Facilidad para elaborar reportes, controlar documentos y manejar información confidencial.
- Organización y capacidad para priorizar.
- Discreción y manejo responsable de información.
- Comunicación profesional y buena redacción.
- Negociación y orientación al servicio.
- Atención al detalle y seguimiento puntual.
- Iniciativa y resolución de problemas.
Otros
2 años de experiencia Edad: entre 25 y 50 años Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide