Auxiliar administrativo y de oficina - Funciones administrativas, control documental y archivo, y/o asistencia a dirección
Tareas
Confidencial cuenta con una posición como Auxiliar administrativo y de oficina para Asegurar la operación administrativa diaria de Angelus a través de la mesa de control y el resguardo documental de clientes y operaciones, el seguimiento de contratos, multas y pólizas de seguro, la integración y actualización de los expedientes, y la gestión integral de los servicios de oficina, fungiendo como punto de enlace entre las áreas internas, y la administración del edific
Recepción y atención
- Recepción, registro y canalización de llamadas telefónicas
- Recepción y canalización de correspondencia y paquetería, y coordinación del servicio de mensajería para recolecciones, envíos y diligencias, según se requiera
Encargado de oficina y servicios generales
- Abasto y reposición de despensa, cafetería, papelería y demás consumibles de la oficina
- Supervisión del servicio de limpieza y del buen estado general de las instalaciones
- Manejo de la caja chica y comprobación del gasto
- Enlace con la administración del edificio accesos, servicio de comedor, mantenimiento y demás servicios o incidencias del inmueble
- Integración y control de los expedientes de cada operación, verificando que la documentación esté completa y correcta
- Apertura y organización de las carpetas de clientes con sus separadores
- Clasificación, relación y archivo de contratos y documentos en la carpeta del cliente correspondiente
- Solicitud y seguimiento de la documentación faltante de cada operación hasta integrar el expediente
- Digitalización (escaneo) de la totalidad de los documentos de cada operación
- Registro y resguardo de las escrituras públicas de cada sociedad
- Carga y respaldo de la información de clientes y operaciones en OneDrive
- Consulta y recuperación de documentación en la bodega cuando se requiera
Cumplimiento y auditoría
- Contacto con los clientes para actualizar la documentación de sus expedientes (p ej comprobante de domicilio o identificaciones vencidas)
- Entrega de expedientes, información y formatos requeridos para la auditoría.
Requisitos
Funciones Licenciatura (titulado o pasante) en Administración, Contaduría o área afín Se considera carrera técnica o comercial con experiencia equivalente
Conocimientos Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) nivel intermedio; manejo de OneDrive SharePoint; archivo y gestión documental; nociones de contratos y pólizas de seguro
-Requerimientos-
- Educación mínima: Educación superior - Licenciatura
- 2 años de experiencia
- Edad: entre 21 y 40 años
Otros
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative, office, oficina, file, archivo, assistence