Делопроизводитель

Your tasks

Приём, учёт и регистрация документов. Принимает входящую корреспонденцию, проверяет её на соответствие стандартам, наличие подписей и печатей. Распределение и контроль исполнения. Направляет документы в нужные подразделения или исполнителям согласно резолюции руководителя. Ведёт учёт прохождения документов, контролирует сроки исполнения, напоминает исполнителям о приближающихся датах, при нарушениях докладывает руководству. Работа с исходящей документацией. Проверяет правильность оформления исходящих бумаг, регистрирует их в специальном журнале и отправляет адресатам. Систематизация и хранение. Систематизирует документы текущего архива, формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность. Подготовка к архивному хранению. После завершения делопроизводства делопроизводитель подготавливает документы (в бумажном или электронном виде), составляет описи дел и сдаёт их в архив. Организационно-техническое обеспечение. Готовит материалы для руководителя (приказы, письма, запросы), организует проведение совещаний и заседаний (сбор материалов, оповещение участников, регистрация), обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами. Разработка номенклатуры дел. Совместно с начальниками структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел на календарный год и при необходимости согласовывает её с экспертной комиссией архива. Работа с конфиденциальной информацией. Обеспечивает защиту проходящей служебной документации, соблюдает требования по защите персональных данных и иной конфиденциальной информации. Выполнение отдельных поручений. В рамках своей компетенции выполняет служебные поручения руководителя.

Requirements

Знания нормативных правовых актов и методические документы, которые регулируют делопроизводство; Структуры организации, функции её подразделений; Правила защиты конфиденциальной информации; Основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка; Уметь:

• Работать с разными информационно-документационными ресурсами организации
• Пользоваться базами данных, справочно-правовыми системами, системами электронного документооборота (СЭД)
• Применять современные ИКТ для оптимизации работы с документами
• Грамотно оформлять документы, редактировать их
• Систематизировать и хранить документы, в том числе формировать описи для архива
• Контролировать прохождение документов и выдавать справки

Высшее образование — бакалавриат; Опыт: 1 лет