Portfoliopartner / Programmacoördinator

Inleiding

Het agentschap Digitaal Vlaanderen is op zoek naar een gedreven en bekwame Portfoliopartner om de dienstPortfolio Management Office & Organisatie te versterken.

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging waarbij je als Portfoliopartner meewerkt aan de transversale processen binnen het projectaanbod dat Digitaal Vlaanderen biedt aan onze partners? Dan ben jij misschien wel onze ideale kandidaat!

Waar kom je terecht?

Digitaal Vlaanderen is het digitaliseringsagentschap van de Vlaamse overheid. We ondersteunen en begeleiden Vlaamse en lokale overheden in hun digitale transformatie en hun zoektocht naar de overheid van morgen. Voor hen ontwikkelen we hightech oplossingen, bouwstenen en platformen, van loket- en frontoffice-oplossingen tot ICT, beveiliging en data. Digitaal Vlaanderen behoort tot de frontrunners van de digitalisering in Europa. Op het vlak van open gelinkte data en open datastandaarden zijn we toonaangevend. We zijn grensverleggend in het gebruik van AI en we voeren een innovatief, duurzaam en inclusief beleid. Dat maakt van ons één van de grootste en boeiendste werkgevers voor ICT-talent in Vlaanderen. En jij kan daar deel van uitmaken!

AlsPortfoliopartner kom je terecht in het team PMO binnen de afdeling Portfolio Management Office (PMO) & Organisatie binnen een team van portfoliopartners die elk toegewezen zijn aan één van de afdelingen binnen Digitaal Vlaanderen. Daarnaast bestaat het team uit enkele PMO-ondersteuners die mee de administratieve ondersteuning faciliteren en de portfolio mee beheren. De afdeling Portfolio Management Office (PMO) & Organisatie ondersteunt het agentschap op strategisch, tactisch en operationeel vlak en is verantwoordelijk voor het portfoliomanagement, HR, organisatiebeheer, de aankopen en het contractmanagement, boekhouding en begroting en juridisch advies en ondersteuning.

Jouw werkplek is ons kantoor in Brussel, maar er kunnen ook overlegmomenten in ons kantoor inGent plaatsvinden. Uiteraard is het ook mogelijk om sommige dagen van thuis te werken.

Wat zal je moeten doen?

Als Portfoliopartner ondersteun je het management van je toegewezen afdeling bij de vertaling van strategische organisatie afspraken naar concrete acties en dit op volgende focusgebieden:

Budget & Finance

• Je beheert het budget van je toegewezen afdeling. De basis hiervoor is het jaarlijks ondernemingsplan van Digitaal Vlaanderen. Dit betekent dat je met input van product- en dienstverantwoordelijken een prognose bijhoudt van de verwachte uitgaven en deze aftoetst met de door het agentschap toegewezen budget en dit volgens de gevraagde maandelijkse, kwartaal- en jaarlijkse rapportering en het afsprakenkader van het portfoliomanagement van het agentschap.

• Je analyseert de portfolio- en budgetrapportage van je dienst en geeft voorstellen aan de betrokken dienstverantwoordelijke waar nodig om te komen tot een matuur budgetbeheer binnen de agentschapsafspraken.
• Je werkt hiervoor samen met zowel de verantwoordelijken van je betrokken dienst en van de betrokken producten en projecten alsook met je PMO collega’s, met de aankoopdienst en met het team financiële ondersteuning die de boekhouding en de begroting van het agentschap beheert.
• Met je collega portfoliopartners bespreek je op zeer regelmatige basis de operationele uitwerking van de strategische beslissingen van Digitaal Vlaanderen en formuleren jullie samen voorstellen naar een verbeterde werking.

• Portfoliomanagement

• Je c

Naar wie zijn wij op zoek?

Ervaring

We zijn op zoek naar een portfoliopartner met minimum 5 jaar ervaring en een bijzondere affiniteit binnen

• Financiële, operationele en strategische processen en uitvoeringen
• Portfoliomanagement
• Visie en strategie

Diploma

Vanuit je opleiding en/of professionele ervaring beschik je over een werk- en denkniveau overeenstemmend met een master. Aanvullend beschik je over minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie in een relevante sector.

Vereiste eigenschappen en vaardigheden:

Vaktechnische competenties

• Je hebt aantoonbare kennis/ervaring met portfoliomanagement en/of het opzetten van portfolioprocessen.
• Je denkt out of the box en proactief mee binnen een breed spectrum en hebt ervaring in de optimalisatie van de werking binnen een afdeling of binnen de processen en neemt een hier coördinerende rol op.
• Je handelt steeds in het belang van de organisatie en kan een organisatiestandpunt verdedigen op externe overlegorganen.
• Je hebt aantoonbare ervaring in het vertalen van strategische doelstellingen naar operationele acties, in het implementeren van gemaakte afspraken binnen teams en hiervoor noodzakelijk draagvlak te creëren.
• Je zorgt voor de uitrol en opvolging van de juiste werkprocessen die bijdragen tot een efficiënte en effectieve werking en creëert hierbij een optimale werkomgeving voor de medewerkers zodat de organisatiebeslissingen gedragen en gekend zijn.
• Je hebt een visie en een mening en weet die ook op een diplomatische manier over te brengen maar weet ook welke noden en bezorgdheden spelen binnen de teams.
• Je hebt aantoonbare ervaring met resourcemanagement, projectmanagement, financiële processen (operationeel en strategisch)
• Je hebt een gedegen kennis van Excel en PowerBI voor het uitvoeren van analyses en rapportering.
• Je hebt interesse en/of ervaring in IT/digitaliseringsprojecten
• Het is een pluspunt als je ook de volgende vaardigheden en kennis hebt bij de start, heb je deze nog niet dan leer je die op de werkvloer:
• Kennis van financieel beheer binnen de overheid
• Werken met een ERP pakket
• Analyses in Excel & PowerBI maken
• Een project management methodologie (Agile, SCRUM, PMBOK, Prince2)

Persoonsgebonden competenties

• We zijn op zoek naar een enthousiaste, gedreven en flexibele medewerker met een pragmatische mentaliteit die samen met de collega’s de werking binnen de afdeling zo vlot mogelijk laat verlopen.
• Je kan op autonome basis werken en handelt steeds in het belang van de organisatie.
• Je werkt graag samen met mensen. Je bent een echte teamspeler en stimuleert de samenwerking. Je coacht de teams en begeleidt hen waarbij je het belang van de organisatie niet uit het oog verliest.
• Je gebruikt een vlotte communicatiestijl, zowel mondeling als schriftelijk, en past je boodschap aan de doelgroep en de omstandigheden aan.

-

Je werkt actief mee aan vernieuwingen, reikt alternatieve ideeën en oplossingen aan om de werking te verbeteren. Je bent pragmatisch en praktisch ingesteld en gaat steeds voor de beste oplossing binnen de mogelijkheden van de organisatie of de Vlaamse overheid als geheel.