Coordinador/a Nacional de Operaciones Académicas
Sobre la empresa
Si disfrutas ordenar operaciones, mejorar la experiencia de servicio y convertir problemas repetitivos en soluciones de fondo, queremos conocerte.
Tareas
Estamos buscando un/a Coordinador/a Nacional de Operaciones Académicas que asegure que la experiencia administrativa del estudiante funcione de manera ordenada, trazable y oportuna, desde su matrícula e inicio de ciclo hasta la gestión de solicitudes, novedades y cierre de casos. Este cargo será responsable de liderar la operación de Registro y Control, Atención al Estudiante y la plataforma interna de gestión académica. No tendrá a su cargo la definición de pensums, contenidos ni criterios pedagógicos; su reto será garantizar que las políticas y decisiones académicas se ejecuten correctamente, con información confiable y sin fricciones para el estudiante.
- Liderar la operación de Registro y Control: matrículas, retiros, reingresos, congelamientos, novedades, documentación y trazabilidad.
- Ser responsable funcional y operativo de la plataforma de gestión académica, asegurando su correcta adopción, calidad de datos, atención de incidencias y priorización de mejoras.
- Coordinar los inicios de ciclo, incluyendo validación de estudiantes, asignaciones, horarios, grupos, comunicaciones, alertas y seguimiento de excepciones.
- Garantizar que ningún estudiante quede sin respuesta, asignación o una ruta clara de solución.
- Liderar la atención administrativa al estudiante, controlando solicitudes, tickets, tiempos de respuesta, casos críticos y cierres efectivos.
- Diseñar y hacer seguimiento a procesos, controles, acuerdos de nivel de servicio, tableros e indicadores operativos.
- Construir y mantener bases confiables para los equipos encargados de renovación, retención y recuperación de estudiantes.
- Asegurar que las bases entregadas sean accionables y cuenten con criterios claros, prioridad, responsable y fecha de gestión.
- Recibir los hallazgos de otras áreas y coordinar la corrección de casos cuya causa sea operativa o académica.
- Analizar causas repetitivas y convertirlas en mejoras de proceso o requerimientos para la plataforma.
- Mantener actualizados los manuales, protocolos de escalamiento y matrices de responsabilidad.
- Coordinar con las áreas académica, comercial, tecnológica, financiera, de soporte y talento humano cuando la operación lo requiera.
- Liderar al equipo con cercanía, claridad, exigencia sana y orientación al servicio.
Requisitos
¿Qué buscamos?
- Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Administración de Servicios, Negocios, Procesos, Operaciones o carreras afines.
- Entre cuatro y siete años de experiencia profesional.
- Mínimo dos años de experiencia coordinando equipos operativos o de servicio.
- Experiencia gestionando operaciones con alto volumen de casos, múltiples responsables y fechas críticas.
- Experiencia en servicio al cliente, experiencia de usuario, operaciones, registro, back office, BPO, instituciones educativas, salud, servicios financieros o retail multisede.
- Experiencia implementando o mejorando CRM, ERP, herramientas de tickets o plataformas internas.
- Manejo avanzado de Excel o Google Sheets.
- Experiencia construyendo indicadores, tableros, acuerdos de nivel de servicio y reportes ejecutivos.
- Capacidad para gestionar bases de datos operativas, sin necesidad de programar.
- Experiencia en manejo de incidentes, priorización, escalamiento y análisis de causas raíz.
- Haber liderado equipos de mínimo cuatro personas será un diferencial.
- No es indispensable contar con formación en Educación, Pedagogía o experiencia docente.
- Valoramos la experiencia en instituciones educativas, pero también consideramos perfiles provenientes de otras industrias que puedan comprender rápidamente el ciclo de vida del estudiante y el impacto de cada proceso sobre su experiencia.
Competencias clave
- Organización, seguimiento y capacidad para cerrar casos y ciclos.
- Liderazgo cercano y firme, sin caer en la microgestión.
- Excelente comunicación escrita y verbal.
- Inteligencia emocional para manejar situaciones de presión y conversaciones difíciles.
- Capacidad para coordinar áreas y personas que no necesariamente le reportan.
- Criterio para tomar decisiones operativas con información incompleta.
- Orientación al estudiante, sin omitir controles ni procesos.
- Afinidad con los sistemas, los datos y la mejora continua.
- Adaptabilidad frente a entornos dinámicos y procesos en construcción.
Requerimientos
- Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
- 5 años de experiencia
Beneficios
- Salario: de $2500.000 a $2900.000 segpun experiencia.
- Jornada laboral: Lunes a viernes 9am a 6pm y sábados 8:00am a 4:00pm - 42 horas semanales.
- Contrato: a término indefinido
Otros
Palabras clave: residente, encargado, supervisor, subgerente, responsable, coordinador, gestor, capitan, operations, operaciones