Agente de Call Center

Sobre la empresa

En CLÍNICA EMCOSALUD S.A. nos encontramos en la búsqueda de un(a) Auxiliar Administrativo(a) Call Center, con orientación al servicio, habilidades de comunicación y capacidad para gestionar solicitudes de usuarios de manera ágil, amable y organizada. La persona seleccionada será responsable de atender los canales de comunicación habilitados por la institución, gestionar la asignación y cancelación de citas y brindar información administrativa sobre los servicios, garantizando el registro adecuado de las interacciones y el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Tareas

• Atender llamadas telefónicas entrantes y gestionar las solicitudes de los usuarios de manera oportuna, cordial, clara y eficiente, de acuerdo con los protocolos institucionales.
• Atender y responder las solicitudes recibidas por WhatsApp y otros canales digitales institucionales habilitados, cuando corresponda, garantizando una comunicación escrita clara, respetuosa y oportuna.
• Gestionar la asignación, confirmación, modificación y cancelación de citas médicas, verificando la información requerida, la disponibilidad de agendas y los criterios establecidos por la institución.
• Registrar correctamente las citas y las gestiones realizadas en el software institucional correspondiente, asegurando la integridad y actualización de la información.
• Brindar orientación sobre los servicios disponibles, requisitos para la atención, horarios, ubicación de sedes y demás información administrativa autorizada.
• Verificar los datos de identificación y contacto de los usuarios, aplicando los procedimientos institucionales de validación y protección de la información personal.
• Registrar las solicitudes, orientaciones, novedades, inconformidades y demás interacciones relevantes, garantizando su trazabilidad en los sistemas definidos.
• Identificar y escalar oportunamente las solicitudes, quejas, dificultades de acceso o situaciones que excedan su competencia, siguiendo las rutas y procedimientos establecidos.
• Realizar seguimiento a las solicitudes pendientes que le sean asignadas, procurando su gestión oportuna y comunicando al usuario la información autorizada sobre su estado.
• Aplicar los protocolos de atención, confidencialidad, protección de datos personales y calidad del servicio, evitando divulgar información a terceros no autorizados.
• Elaborar informes periódicos sobre la gestión realizada, incluyendo volumen de llamadas y conversaciones atendidas, citas gestionadas, solicitudes pendientes, novedades recurrentes e indicadores de servicio.
• Identificar dificultades frecuentes en la atención, documentar sus posibles causas y proponer acciones de mejora para optimizar la oportunidad, calidad y eficiencia del servicio.
• Cumplir las metas e indicadores definidos para el proceso, relacionados con productividad, calidad de la información, oportunidad de respuesta, atención efectiva y satisfacción del usuario.
• Participar en las actividades de capacitación, actualización de procedimientos y mejora continua del proceso de atención al usuario.
• Desarrollar las demás actividades administrativas compatibles con la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato.

Requisitos

Requisitos del cargo Formación: Se valorará formación técnica o tecnológica en áreas administrativas, servicio al cliente, asistencia administrativa o afines.

Experiencia: experiencia previa en atención al cliente, call center, gestión de citas o servicio al usuario. Se valorará experiencia en instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS).

Conocimientos: manejo básico de herramientas ofimáticas, plataformas de atención, sistemas de asignación de citas y canales de comunicación digital.

Comunicación escrita: capacidad para redactar mensajes claros, correctos y respetuosos mediante WhatsApp u otros canales digitales.

Competencias requeridas

• Orientación al servicio y al usuario.
• Comunicación verbal y escrita efectiva.
• Empatía, amabilidad y escucha activa.
• Organización y atención al detalle.
• Manejo de situaciones difíciles y usuarios inconformes.
• Capacidad para trabajar con metas e indicadores.
• Adaptabilidad y aprendizaje de herramientas tecnológicas.
• Confidencialidad y responsabilidad en el manejo de información.

CLÍNICA EMCOSALUD S.A.-Requerimientos-

• Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
• 1 año de experiencia

Solicitud

Si tienes habilidades de comunicación, orientación al servicio y disposición para contribuir a una atención oportuna y humanizada, ¡te invitamos a participar en nuestro proceso de selección!

Otros

Disponibilidad: capacidad para cumplir una jornada de tiempo completo, conforme a la programación institucional.