ASSISTANT ADMINISTRATIF - H/F

Description :

En binôme, vous assurez l'ensemble de la gestion administrative des ventes aux enchères, de la réception des dossiers fournisseurs jusqu'à la clôture des dossiers acheteurs.

Poste n°1 - Dossiers fournisseurs & conformité :

• Vérification et constitution des dossiers fournisseurs : mandats vendeurs, cartes grises originales, CSA/certificat de non-gage, contrôle conformité via plateforme ANTS
• Suivi et relance des documents manquants auprès des fournisseurs avant mise au catalogue

• Tenue et mise à jour du Livre de Police (obligation légale OVV)
• Envoi des documents post-vente aux acheteurs : CG tamponnée, facture, certificat de cession Cerfa 15776, PV CT, code ANTS

• Archivage numérique sécurisé des dossiers dans le système GED DC Auction
• Mise à jour des statuts dans le logiciel métier Loveable en temps réel

• Support administratif le jour des vacations (1 samedi/mois)

Poste n°2 - Suivi paiements & post-vente :

• Monitoring en temps réel des paiements acheteurs (acompte + solde sous 48h)
• Relances téléphoniques et email des acheteurs en retard de paiement

• Déclenchement et remise des bons d'enlèvement après validation paiement complet
• Vérification stricte de la conformité des bons d'enlèvement (tampon, QR code, numérotation)

• Suivi des sorties véhicules J+1 à J+5 - coordination avec le responsable de parc
• Gestion des invendus : notification fournisseur, décision retour ou re-catalogue

• Enregistrement et suivi des litiges acheteurs et fournisseurs
• Support administratif le jour des vacations (1 samedi/mois)

Profil recherché :

• Expérience minimum 2 ans en gestion administrative automobile ou VO (concessionnaire, reprise, centrale d'achat ou enchères)
• Maîtrise des démarches administratives automobile : CG, ANTS, CSA, certificat de cession, Cerfa 15776

• Rigueur absolue sur la conformité documentaire - zéro tolérance sur les dossiers incomplets
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) - capacité d'adaptation à un logiciel métier

• Sens de l'organisation et gestion des priorités dans un environnement à forte cadence (150 dossiers / vacation)
• Bon relationnel - discrétion et confidentialité

• Connaissance des procédures OVV (Opérateur de Ventes Volontaires)
• Expérience en centrale d'achat VO, flotte LLD ou enchères professionnelles

• Expérience en recouvrement ou gestion des impayés (poste n°2)
• Capacité à travailler en binôme et à prendre le relais si nécessaire