Asistente de Gestión Documental - Quilicura
Sobre la empresa
En Adecco Chile, nos encontramos en búsqueda de un Asistente de Gestión Documental para incorporarse a una destacada empresa dedicada a la gestión de la energía y la automatización, ubicada en Quilicura.
Tareas
Objetivo del cargo: Apoyar la ejecución del proyecto de digitalización de los Cardex de la compañía, mediante la revisión, organización, clasificación, escaneo y control de los expedientes físicos y digitales de los colaboradores. La posición deberá asegurar la integridad, legibilidad, confidencialidad, correcta identificación y trazabilidad de la documentación durante todo el proceso.
Principales funciones
- Revisar individualmente los Cardex físicos y digitales de los colaboradores.
- Preparar, ordenar y clasificar la documentación física antes de su digitalización.
- Escanear los documentos contenidos en cada Cardex, verificando que las imágenes sean completas, legibles y estén correctamente orientadas.
- Revisar la documentación disponible en formato digital y contrastarla con los antecedentes físicos cuando corresponda.
- Renombrar, clasificar y organizar los archivos digitales de acuerdo con la estructura y los criterios definidos para el proyecto.
- Identificar y registrar documentos faltantes, duplicados, incompletos, ilegibles o con inconsistencias.
- Cargar y organizar la documentación digitalizada en los repositorios establecidos por la compañía.
- Mantener actualizado el control de avance por colaborador y Cardex, diferenciando expedientes completos, pendientes y con observaciones.
- Realizar controles de calidad antes de cerrar la revisión y digitalización de cada expediente.
- Apoyar en la búsqueda y consolidación de documentos provenientes de distintas fuentes físicas y digitales.
- Elaborar reportes periódicos de avance, pendientes e incidencias detectadas durante la ejecución del proyecto.
- Resguardar estrictamente la confidencialidad de la información personal, contractual y laboral a la que tenga acceso.
- Brindar apoyo en otras tareas administrativas directamente relacionadas con el proyecto.
Requisitos
- Título Técnico de Nivel Medio o Superior en Administración de Empresas, Recursos Humanos, Contabilidad, Gestión Documental o carrera afín.
- Experiencia mínima de 1 año en labores administrativas, gestión documental, digitalización, archivo o funciones similares.
- Manejo de Microsoft Excel y herramientas de Microsoft Office.
- Experiencia en revisión, orden y organización de documentación física y digital.
- Deseable experiencia previa con expedientes de colaboradores o documentación de Recursos Humanos.
- Disponibilidad para desempeñarse durante la duración estimada del proyecto.
Conocimientos y competencias clave
- Alto nivel de atención al detalle y rigurosidad.
- Capacidad para trabajar de manera metódica con un volumen elevado de documentación.
- Organización, autonomía y capacidad de seguimiento.
- Orientación a la calidad, al cumplimiento y al cierre de pendientes.
- Manejo responsable y confidencial de información sensible.
- Capacidad para identificar inconsistencias y escalar oportunamente las incidencias.
- Colaboración y coordinación con distintas áreas.
-Requerimientos- Educación mínima: Universitaria / I.P. / C.F.T. 1 año de experiencia Conocimientos: Capacidad de análisis, Estados financieros Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide
Beneficios
¿Qué ofrecemos?
- Renta $650.000 líquidos.
- Modalidad de trabajo presencial, lunes a jueves de 08:00 a 17:30 y viernes de 08:00 a 17:00 hrs.
- Oportunidad de integrarte a una empresa líder a nivel mundial.