Sachbearbeitung DMS und Gremien

Kennziffer 23426T92 Einrichtung Gremien, Dokumentenmanagementsystem und Registratur Wertigkeit EG 9b TV-L Arbeitsbeginn schnellstmöglich Bewerbungsschluss 28.10.2026 Arbeitsumfang Vollzeit/Teilzeit, unbefristet

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine universitätsinterne Plattform an der TU Hamburg, die derzeit eingeführt und durch das Referat zukünftig betrieben und weiterentwickelt wird. Die Gremienbetreuung stellt eine wichtige Stütze für die effektive Selbstverwaltung der Hochschule dar. Für beide Bereiche zeichnet sich die ausgeschriebene Stelle durch ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabenspektrum mit umfangreichen Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen einer zentralen Schnittstellenfunktion aus.

Ihre Aufgaben

Gewährleistung des verwaltungsseitigen Betriebs des Dokumentenmanagementsystems

Erstellung und Pflege einer Wissensdatenbank sowie Erbringung vielseitiger Beratungsleistungen für die Nutzenden des DMS

Mitarbeit im universitären Records Management

umfassende Betreuung der akademischen Gremien und ihrer Ausschüsse

Verantwortung für die Sitzungsvorbereitung, -durchführung, -dokumentation und -nachbereitung

Ihr Profil

Erforderlich

Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) in einem verwaltend, rechtlich oder wirtschaftlich geprägten Studiengang oder

dem Hochschulabschluss gleichwertige Fachkenntnisse

abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder gleichwertige Fachkenntnisse und jeweils zusätzlich Berufserfahrung in verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Tätigkeiten auf Bachelorniveau (z.B. im öffentlichen Dienst ab EG 9b) oder mit 3 Jahren Berufserfahrung in Fachgebieten der ausgeschriebenen Stelle

Vorteilhaft

fundierte Verwaltungskenntnisse und Erfahrungen in administrativen Tätigkeiten, bevorzugt in zentraler Schnittstellenfunktion

Kenntnisse über Struktur und Organisation einer Hochschule und hochschulinterner Verwaltungsabläufe, sowie der einschlägigen Rechtsgrundlagen

strukturierte Arbeitsorganisation, gute Problemlösungsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung

hohes Interesse an Digitalisierungsthemen und IT-Affinität

sichere Sprachkenntnisse in Deutsch (C1) und Englisch (B2)

Unser Angebot

ein Arbeitsplatz in einem interessanten, freundlichen und wertschätzenden Arbeitsumfeld

flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Möglichkeit zur mobilen Arbeit

gute Anbindung an den Individual- und öffentlichen Verkehr

Zugang zu umfassenden Fort- und Weiterbildungsangebote

Im Mittelpunkt der Forschung, der Lehre und des Technologietransfers der TU Hamburg steht das Leitmotiv, Technik für die Menschen zu entwickeln. Hierbei versteht sich die TU Hamburg als familiengerechte und nachhaltig handelnde Universität mit hohem Leistungs- und Qualitätsanspruch, die in allen ihren Forschungsfeldern Exzellenz anstrebt. Interdisziplinarität, Innovation, Regionalität sowie Internationalität sind verpflichtende Grundlagen für unser Handeln. Mit derzeit rund 8.000 Studierenden, 110 Professor*innen sowie 1.650 Mitarbeitenden zeichnet sich die TU Hamburg durch kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Präsidium, den Instituten, Studiendekanaten, Forschungsschwerpunkten und der Verwaltung aus. Wir identifizieren uns mit einer modernen Führungskultur und pflegen ein wertschätzendes Miteinander. Hinweis zur Regelanfrage nach § 34a Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz: Die Dienststelle stellt für die im Auswahlverfahren ausgewählte Person eine Anfrage beim Landesamt für Verfassungsschutz über dort vorliegende Erkenntnisse, wenn dafür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen ( Informationen zur Regelanfrage und Datenschutzhinweise ).

Haben Sie noch Fragen?

Dann wenden Sie sich gerne an Jannick Roos, Tel.-Nr. +49 40 30601 3529, E-Mail: jannick.roos@tuhh.de . Die TU Hamburg steht für Chancengleichheit sowie ein wertschätzendes und respektvolles Miteinander . Wir schätzen Vielfalt und begrüßen deshalb Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer Herkunft und Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität oder sozialer Herkunft. Informationen für Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Personen Bitte übersenden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ausschließlich über unser Online-Bewerbungssystem .

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