Kaufmännischer Allrounder für die Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung und Büroorganisation (Fachkaufmann/-frau - Büromanagement)

Unternehmen

Die Soliterm GmbH ist ein innovatives Ingenieurunternehmen mit Sitz in Aachen, das sich auf energieeffiziente Lösungen für industrielle Dampf-, Kälte- und Wärmeanlagen spezialisiert hat. Wir entwickeln maßgeschneiderte Anlagentechnik für industrielle Anwendungen und begleiten Projekte von der Konzeption über die Auslegung bis zur Inbetriebnahme. Unser Fokus liegt auf nachhaltigen und wirtschaftlichen Systemlösungen, die Produktionsprozesse effizienter und zukunftsfähig machen. Wir bieten ein modernes Arbeitsumfeld mit Gestaltungsspielraum, spannenden Projekten und der Möglichkeit, aktiv an innovativen Energie- und Anlagentechnologien mitzuwirken.

Wir suchen eine erfahrene und engagierte Verwaltungssachbearbeiterin zur Unterstützung unseres Teams in den Bereichen Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung und Büroorganisation. Wenn Sie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mitbringen und Freude an administrativen Tätigkeiten haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Aufgaben

Personalverwaltung

• Pflege und Verwaltung von Urlaubskonten und Urlaubsanträgen
• Vorbereitung der Lohnbuchhaltung in Abstimmung mit der Steuerberatung
• Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen
• Interne Abstimmung und Dokumentation von Arbeitszeiten und Überstundenkonten

Buchhaltung

• Vorbereitung der laufenden Finanzbuchhaltung in Abstimmung mit der Steuerberatung
• Vorerfassung und Kontrolle von Rechnungen via Unternehmen.Online (DATEV)
• Überwachung von Kontoauszügen
• Sicherstellung der Einhaltung von Zahlungsfristen
• Kontrolle und Einhaltung behördlicher Regelungen

Terminkoordination und Organisation

• Intern und externe Terminplanung und -koordination
• Überwachung der Terminkalender von Führungskräften
• Unterstützung des Vertriebs bei der Organisation von Kundenterminen

Reise- und Reisekostenmanagement

• Organisation und Buchung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen

Post- und Kommunikationsmanagement

• Verwaltung des allgemeinen Firmenpostfaches
• Proaktive Bearbeitung und Weiterleitung von Posteingängen

Büroorganisation

• Beschaffung von Büromaterialien
• Organisation der Mitarbeiterverpflegung
• Pflege und Verwaltung der Ablage

HR-Unterstützung

• Verwaltung von Stellenanzeigen
• Organisation von Vorstellungsterminen

Ihr Profil

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Verwaltung oder vergleichbaren Bereichen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse sind ein Plus
• Kenntnisse in der Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie im Personalwesen
• Sicherer Umgang mit MS Office und Buchhaltungsprogrammen
• Selbstständige, proaktive und strukturierte Arbeitsweise
• Organisationstalent und Teamfähigkeit

Stundenumfang

• Vollzeit 40 Stunden pro Woche

Wir bieten

• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
• Modernes Arbeitsumfeld
• Motiviertes Team
• eine Vollzeitbeschäftigung in einem dynamischen und jungen Team

Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, jegliche Zeugnisse).

Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Talentmanagement Erweiterte Kenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Buchführung, Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Personalverwaltung Expertenkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten Zwingend erforderlich: Microsoft Office