Büroorganisation & Teamassistenz (m/w/d)

Einleitung

Bei QMH Consulting sind Beratungen lebendig und nahbar – und damit unsere Berater und Projektteams sich auf ihre Kunden und Projekte konzentrieren können, braucht es im Hintergrund eine Organisation, die zuverlässig funktioniert.

Für unser Team suchen wir eine organisationsstarke Unterstützung im Bereich Büroorganisation und Teamassistenz (m/w/d) , die administrative und kaufmännische Abläufe koordiniert, offene Themen im Blick behält und als Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Backoffice und unserem Team agiert.

Du arbeitest gerne eigenständig, denkst mit und merkst frühzeitig, wenn irgendwo noch etwas fehlt? Dann passt du gut zu uns.

Ihre Aufgaben

Aufgaben

Deine Aufgaben

Koordination und Nachverfolgung der Leistungserfassung und Spesenabrechnung unserer Mitarbeiter

Unterstützung bei der Prüfung und Koordination der Rechnungsstellung : Welche Projekte wurden bereits abgerechnet, welche stehen noch aus und aus welchem Grund?

Nachverfolgung offener abrechnungsrelevanter Themen in Zusammenarbeit mit Backoffice, Projektverantwortlichen und Geschäftsleitung

Planung und Buchung von Geschäftsreisen , einschließlich Flügen, Hotels und Mietwagen

Unterstützung der Geschäftsführung sowie teilweise des gesamten Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Terminorganisation und Koordination interner und externer Besprechungen

Organisatorische Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Bereitstellung der benötigten Unterlagen

Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und offenen organisatorischen Themen

Allgemeine Büroorganisation und Koordination interner Abläufe

Organisation interner Veranstaltungen, z. B. Weihnachtsfeiern, Betriebsversammlungen und Team-Events

Schnittstelle zu unserem Partnerunternehmen QMH Asia , insbesondere bei der Bereitstellung von Unterlagen sowie der Koordination von Geschäfts- und Kundenreisen

Enge Zusammenarbeit mit unserem Backoffice und der Geschäftsleitung

Ihr Profil

Qualifikation

Das passt zu dir

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

Du bringst Erfahrung in Assistenz, Administration, Büroorganisation oder Office Management mit

Organisation und Koordination liegen dir und du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick

Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und vorausschauend

Du kannst Aufgaben sinnvoll priorisieren und offene Themen konsequent nachhalten

Du gehst verantwortungsvoll und diskret mit vertraulichen Informationen um

Du bist sicher im Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen

Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse ; Englischkenntnisse sind aufgrund unserer internationalen Zusammenarbeit von Vorteil

Eine gewisse zeitliche Flexibilität in Abstimmung mit der Geschäftsleitung ist für dich gut umsetzbar

Wir bieten

Benefits

Was dich bei QMH erwartet

Eine Teilzeitposition mit ca. 25 Stunden pro Woche

Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten in gemeinsamer Abstimmung

Hybrides Arbeiten nach Absprache

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag

Eigenständiges Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen

Direkter Einblick in Management-, Projekt- und Unternehmensprozesse

Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung

Ein kollegiales Team mit flachen Hierarchien und direkter Kommunikation

Eine abwechslungsreiche Position, in der du aktiv dazu beiträgst, dass unsere internen Abläufe zuverlässig funktionieren

Du hast Freude daran, Dinge zu organisieren, offene Themen im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles rundläuft?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Bei uns erwartet dich keine reine „Zuarbeiterrolle“: Du übernimmst einen eigenen Verantwortungsbereich und sorgst gemeinsam mit Backoffice, Geschäftsleitung und Team dafür, dass unsere organisatorischen und administrativen Prozesse funktionieren.