Administradora - Integral y manejo de sistemas administrativos
En Oxoft Group C.A. buscamos una Administradora Integral responsable de organizar, ejecutar y mantener al día los procesos administrativos, financieros y operativos de la empresa. La persona seleccionada deberá llevar el control de cobranzas, facturación, pagos, bancos, solvencias, documentación, proveedores y obligaciones administrativas. Utilizará Odoo como sistema principal de gestión, por lo que debe tener experiencia con sistemas administrativos y facilidad para aprender nuevas herramientas.
Funciones principales:
- Emitir y enviar cotizaciones, facturas, notas de entrega y estados de cuenta.
- Llevar el control de la facturación mensual y los servicios recurrentes de los clientes.
- Realizar seguimiento de cobranzas y gestionar oportunamente las cuentas pendientes.
- Registrar pagos recibidos y mantener actualizado el estado de cuenta de cada cliente.
- Reportar facturas vencidas, diferencias de pago y compromisos pendientes.
- Gestionar cuentas por pagar, facturas de proveedores, gastos y comprobantes.
- Preparar relaciones de pagos para revisión y autorización de la gerencia.
- Registrar clientes, proveedores, ventas, facturas, pagos, gastos y demás movimientos en Odoo.
- Realizar conciliaciones bancarias y verificar que los registros administrativos coincidan con los movimientos de las cuentas.
- Mantener organizados los soportes bancarios, facturas, retenciones y documentos contables.
- Coordinar con el contador la entrega de información y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
- Dar seguimiento a declaraciones, retenciones, impuestos, libros y demás compromisos tributarios preparados por el área contable.
- Gestionar y controlar solvencias, permisos, registros, renovaciones y documentos legales o administrativos de la empresa.
- Mantener un calendario actualizado de vencimientos y obligaciones ante los organismos correspondientes.
- Apoyar en trámites bancarios, administrativos, municipales, laborales y tributarios.
- Mantener actualizados y ordenados los archivos físicos y digitales de la empresa.
- Controlar contratos, suscripciones, servicios, proveedores y renovaciones.
- Apoyar en el control de asistencia, permisos, vacaciones y documentación del personal.
- Preparar reportes administrativos, financieros y de cobranzas para la gerencia.
- Dar seguimiento a cada trámite o proceso hasta su correcta finalización.
- Manejar con confidencialidad la información financiera, comercial, laboral y administrativa de la empresa.
Requisitos:
- TSU o licenciatura en Administración, Contaduría, Finanzas o carrera relacionada.
- Experiencia en administración, facturación, cobranzas, cuentas por pagar y conciliaciones bancarias.
- Conocimientos sobre solvencias, obligaciones fiscales y trámites administrativos empresariales.
- Experiencia utilizando sistemas administrativos.
- No es indispensable haber trabajado anteriormente con Odoo, pero debe tener disposición y facilidad para aprender a utilizarlo.
- Manejo de Excel o Google Sheets.
- Excelente redacción, organización y atención al detalle.
- Responsabilidad, honestidad, discreción y capacidad para manejar información confidencial.
- Capacidad para trabajar con autonomía, establecer prioridades y cumplir fechas.
- Disponibilidad para trabajar presencialmente.
Buscamos una profesional organizada, resolutiva y constante, capaz de detectar pendientes, anticiparse a los vencimientos y mantener bajo control la administración de la empresa sin depender de recordatorios continuos.
Requerimientos
- Educación mínima: Universidad 4 años de experiencia
- Idiomas: Español
- Edad: entre 28 y 55 años
- Conocimientos: Microsoft office
- Palabras clave: system