Documentation Specialist (m/w/d)
Summary
#LI-Hybrid
Location: Schaftenau, Austria
Zur Verstärkung Process Support Unit suchen wir eine engagierte, strukturierte und proaktive Persönlichkeit, die Freude daran hat, Abläufe zu koordinieren, Prozesse zu verbessern und in einem GMP-regulierten Umfeld Verantwortung zu übernehmen. In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern und tragen maßgeblich dazu bei, Dokumentationsprozesse, operative Support-Aktivitäten und kontinuierliche Verbesserungsinitiativen effizient und compliant umzusetzen.
Wenn Sie gerne den Überblick behalten, Themen eigenständig vorantreiben und mit Ihrer organisatorischen Stärke einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Betrieb leisten möchten, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Die Position kann sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit ausgeübt werden.
About the Role
Ihr Verantwortungsbereich:
Unterstützung der DP1-Organisation bei GMP-Dokumentations- und administrativen Tätigkeiten
Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Prüfung und Verteilung produktionsrelevanter Dokumente
Betreuung des Dokumenten-Lifecycle-Managements in GMP-relevanten Systemen
Nachverfolgung von Dokumentationsstatus, Freigaben und Implementierungsfristen
Koordination von Beschaffungs- und Bestellprozessen innerhalb der Abteilung
Unterstützung facility-bezogener Prozesse, einschließlich Gowning, Reinigung, Lieferantenkoordination und Zusammenarbeit mit Operations, REFS sowie weiteren Schnittstellen
Nachverfolgung offener Maßnahmen und Sicherstellung der termingerechten Umsetzung
Koordination von Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeitende
Unterstützung der Trainingsadministration sowie Nachverfolgung der Trainings-Compliance
Identifikation und Umsetzung von Prozessverbesserungen zur Steigerung von Effizienz, Transparenz und GMP-Compliance
Was Sie für die Position mitbringen:
Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Stakeholder gleichzeitig zu steuern
Erfahrung in der abteilungs- und funktionsübergreifenden Koordination von Aktivitäten
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie eine proaktive und zuverlässige Nachverfolgung offener Themen
Strukturierte, detailorientierte und selbstständige Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung
Fähigkeit, den Überblick über mehrere laufende Aktivitäten, Prioritäten und Fristen zu behalten
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt
Gute Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word, PowerPoint und Outlook
Erfahrung im regulierten GMP-Umfeld; Kenntnisse in GMP-Softwareanwendungen wie CONDOR, eSOPS oder 1QEM sind von Vorteil
Verständnis von GMP-Dokumentationsanforderungen, Qualitätssystemen sowie idealerweise Erfahrung in der Unterstützung von Produktionsabläufen
Teamorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, kontinuierlichem Verbesserungsdenken und Freude an operativer Exzellenz
Stellen Sie sich vor, was Sie bei Novartis tun könnten!
Neben einem marktgerechten Grundgehalt bieten wir ein attraktives Bonus/Incentive Programm, eine moderne Firmenpension, Kinderbetreuungseinrichtungen, Aus- und Weiterbildungsprogramme und weltweite Karrieremöglichkeiten innerhalb der Novartis Gruppe. Das Grundgehalt für diese Position besteht aus dem kollektivvertraglichen Mindestgehalt in Höhe von €48.482,84/Jahr (auf Vollzeitbasis) sowie einer allfälligen Überzahlung, basierend auf Ihren bisherigen Erfahrungen, Qualifikationen und individuellen Kompetenzen.
Engagement für Vielfalt und Inklusion:
Novartis setzt sich dafür ein, ein herausragendes, integratives Arbeitsumfeld und vielfältige Teams aufzubauen, die die Patient:innen und Gemeinschaften, denen wir dienen, repräsentieren.
Unterstützungen für BewerberInnen mit Behinderungen:
Wenn Sie aufgrund einer Erkrankung, einer körperlichen Behinderung oder eines neurodiversen Zustandes eine Unterstützung bei unterschiedlichen Teilen des Rekrutierungsprozesses benötigen, wenden Sie sich bitte an disabilities.austria@novartis.com und teilen Sie uns die Art Ihrer Anfrage sowie Ihre Kontaktinformationen mit. Unsere Unterstützung umfasst die Beratung zu geeigneten Positionen sowie die Begleitung bei allen Phasen des Bewerbungsprozesses. Das österreichische Gesetz sieht die Möglichkeit vor, die örtliche Behindertenvertrauensperson (BVP) in das Bewerbungsverfahren einzubeziehen. Wenn Sie dies wünschen, teilen Sie uns dies bitte vorab als Vermerk in Ihrem Lebenslauf mit.
Why Novartis: Helping people with disease and their families takes more than innovative science. It takes a community of smart, passionate people like you. Collaborating, supporting and inspiring each other. Combining to achieve breakthroughs that change patients' lives. Ready to create a brighter future together? https://www.novartis.com/about/strategy/people-and-culture
Benefits and Rewards: Learn about all the ways we'll help you thrive personally and professionally.
Read our handbook (PDF 30 MB)
Primary location salary range €48,483.00 - €69,900.00
Division Operations
Business Unit Production / Manufacturing
Location Austria
Site Schaftenau
Company / Legal Entity AT33 (FCRS = AT033) Novartis Pharmaceutical Manufacturing GmbH
Functional Area Technical Operations
Job Type Full time
Employment Type Regular
Shift Work No