Gestionnaire administratif de formation - Division de l’accompagnement du développement des établissements scolaires (m/f) (réf. E) (réf. F) (réf. M) (H/F)

Statut : Employé, Fonctionnaire

Qui recrute ?

Institut de formation de l'Education nationale (IFEN)

Missions

Assurer la gestion administrative des formations:

• Réviser les descriptifs de formation;
• Saisir les données administratives (code, séances, etc.) et publier les formations en ligne;
• Assurer le suivi des formations (validation, annulation) et leur organisation pratique;
• Assurer la réservation de l'hébergement des formateurs;
• Assurer la réservation de salles des formations externes;
• Assurer la gestion des questionnaires d'évaluation (édition, mise à disposition, traitement, transfert).

Assurer la gestion administrative des inscriptions:

• Gérer les inscriptions;
• Assurer le suivi des inscriptions (validation, refus, gestion de la liste d'attente, désinscription, relance);
• Assurer la gestion des présences/absences;
• Assurer la gestion des attestations de participation et/ou des certificats de réussite;
• Assurer la gestion de la plateforme d’apprentissage (inscription des utilisateurs, création des espaces de dépôt d’épreuves, traitement des données).

Assurer le suivi administratif des parcours de formation et de stage:

• Assurer le suivi du dossier de chaque participant (dispense, réduction, interruption, parcours individuel, archivage).

Assurer l'organisation d'examens dans le cadre des parcours de formation et du stage:

• Gérer l’inscription des candidats et leur convocation;
• Mettre en forme les questionnaires d'examen;
• Organiser les épreuves et veiller à leur bon déroulement;
• Assurer le suivi des examens (remise des copies aux évaluateurs, réception des copies corrigées, saisie des résultats, archivage des copies, communication des résultats);
• Compiler les notes pour la commission de validation;
• Assurer la gestion des intervenants (mise à jour des données, contrôle des informations, gestion des arrêtés ministériels de nomination).

Assurer un accueil auprès des participants et des formateurs:

• Conseiller, orienter et clarifier les demandes selon les besoins exprimés;
• Enregistrer, traiter et assurer le suivi des demandes de participation aux frais d’inscription.

Contribuer à l’évolution du dispositif et à la gestion de la qualité:

• Veiller au respect des procédures liées à l’exercice de la fonction;
• Contribuer à l’évolution des procédures liées à l’exercice de la fonction.

Apporter un appui administratif et organisationnel à la responsable de la division:

• Améliorer et mettre à jour des supports écrits ou des présentations;
• Établir des dossiers et mettre en forme des documents;
• Coordonner et gérer la correspondance;
• Gérer l’organisation d'événements internes;
• Concevoir des outils de suivi de l'activité et les mettre à jour;
• Veiller à la confidentialité des informations;
• Participer constructivement au suivi des actions;
• Contrôler la cohérence des éléments fournis.

Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions:

• Planifier et organiser des réunions, en coordonnant les ordres du jour et prévoyant le matériel logistique nécessaire;
• Rédiger des comptes rendus et assurer le suivi des décisions et actions retenues.

Profil

Compétences techniques

• Communiquer de manier/ière à s'adapter à ses interlocuteurs, au contexte et à l'objectif des informations à transmettre;
• Posséder les compétences théoriques et pratiques pour garantir, selon ses attributions, une gestion et une organisation efficace des formations programmées;
• Savoir appliquer les règles de l'accueil et téléphonique;
• Savoir utiliser les produits de MS Office;
• Savoir appliquer les outils de la gestion électronique des documents;
• Savoir utiliser les autres logiciels et progiciels spécifiques mis en place dans l'administration et nécessaires à l'exercice de la fonction.

Compétences comportementales

• Développer une vue d'ensemble : Vous développez une vue d’ensemble, vous générez des alternatives et tirez des conclusions nuancées et éclairées;
• S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
• Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
• Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manier/ière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
• Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
• Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constant/ante malgré les difficultés;
• S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulier/ière, vous apprenez de vos...