Leitungs- und Teamassistenz für Organisation und Projektunterstützung (w/m/d)

Einleitung

Arbeitgeber: DB Zeitarbeit GmbH

Einsatzort: 80331 München

Wir, die DB Zeitarbeit GmbH, sind der interne Personaldienstleister der Deutschen Bahn AG und zugleich dein Sprungbrett in den DB-Konzern: Kurzfristig zu besetzende Stellen, Projektarbeit oder Elternzeitvertretungen werden über uns ausgeschrieben, um die Personalbedarfe der DB Unternehmen schnell zu decken. Als Mitarbeiter:in der DB Zeitarbeit arbeitest du in zeitlich befristeten Einsätzen für die Geschäftsfelder der Deutschen Bahn, sammelst wertvolle Berufserfahrung und eignest dir auf diese Weise neue Fähigkeiten für deinen weiteren Berufsweg an. Häufig finden unsere Zeitarbeitnehmenden auf dieser Reise ihre berufliche Heimat innerhalb des DB-Konzerns.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als Zeitarbeitnehmer:in im Auftrag der DB InfraGO AG für einen Einsatz als Leitungs- und Teamassistenz für Organisation und Projektunterstützung (w/m/d) für den Standort München. Als Zeitarbeitnehmer:in erbringst du deine Arbeitsleistung im genannten Geschäftsfeld, während du dein Arbeitsverhältnis mit uns, der DB Zeitarbeit GmbH, abschließt.

Ihre Aufgaben

Du organisierst und koordinierst Termine, Meetings, Workshops und Projektgespräche und übernimmst deren strukturierte Vor- und Nachbereitung einschließlich Protokollierung

Die Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Tagesmappen, Antwortentwürfen, Standardberichten und weiteren Unterlagen gehört zu deinem Verantwortungsbereich

Du steuerst das Telefon- und E-Mail-Management, bearbeitest interne und externe Anfragen fristgerecht und unterstützt die Kommunikation mit internen sowie externen Beteiligten

Pflege und Weiterentwicklung der digitalen Ablage- und Dokumentationsstrukturen, beispielsweise in SharePoint, Doxis und auf Gruppenlaufwerken, und du achtest dabei auf vollständige sowie revisionssichere Unterlagen

Beim Onboarding neuer Mitarbeitender koordinierst du Zugänge, Berechtigungen, Arbeitsmittel und Arbeitsplatzausstattung und erstellst passgenaue Onboarding-Pläne

Du planst und koordinierst Veranstaltungen, Geschäftsreisen und Schulungsmaßnahmen, unterstützt bei Reisekostenabrechnungen und behältst relevante Budgets und Ausgaben im Blick

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Verwaltungsfachangestellter oder über eine vergleichbare Qualifikation

Idealerweise bringst du Berufserfahrung als Teamassistenz, Leitungsassistenz, Projektassistenz, Managementassistenz, Office Manager oder im Sekretariat mit

Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und kannst unterschiedliche Termine, Anfragen und organisatorische Aufgaben sicher priorisieren

Im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams, bist du sicher; Erfahrungen mit SharePoint oder Dokumentenmanagementsystemen sind von Vorteil

Eine ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, ein verbindliches Auftreten sowie ein sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen zeichnen dich aus

Du verfügst über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und überzeugst durch Teamfähigkeit, Serviceorientierung und eine lösungsorientierte Arbeitsweise

Das ist uns wichtig:

Unser Anspruch ist es, allen Kandidat:innen bei gleicher Eignung die gleichen Chancen für den Einstieg bei uns zu bieten. Wir fördern aktiv die Vielfalt und das Miteinander in unseren Teams. Wir schätzen jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, Dauer der Arbeitslosigkeit sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wir bieten

Wir bieten dir 16 Freifahrten innerhalb Deutschlands pro Jahr und weitere Fahrvergünstigungen wie z.B. DB Job-Ticket für deinen täglichen Arbeitsweg. Darüber hinaus gibt es günstige Mitnahmemöglichkeiten für Familie und Freunde.

Wir fördern flexible, individuelle Arbeitsmodelle und unterstützen, wenn es betrieblich möglich ist, durch moderne Arbeitsformen, z.B. mobiles Arbeiten.

Bis zu 34 Tage Urlaub: Bei uns kannst du selbst entscheiden, ob du mehr Urlaub nehmen, deine Arbeitszeit verkürzen oder gerne mehr verdienen möchtest. Je nachdem, wie es zu deinem Leben passt.

Chancengleichheit und selbstbestimmte Teilhabe Schwerbehinderter und Gleichgestellter sowie eine respektvolle Zusammenarbeit sind innerhalb des DB Konzerns fest verankerte Grundsätze. Deshalb werden schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber:innen bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.