Koordinatorin Terminmanagement & Patientenkommunikation (m/w/d)

Einleitung

Wir suchen Dich

Über uns

MEINDENTIST und KINDERDENTIST sind zwei eigenständige Marken eines gemeinsamen Praxisverbunds in Berlin und Potsdam – mit klarem Fokus auf Spezialisierung.

MEINDENTIST steht für moderne Zahnmedizin für Erwachsene – von der allgemeinen Versorgung über die Spezialdisziplinen bis zur Oralchirurgie, mit eigenem Labor und modernster Technik.

KINDERDENTIST steht für spezialisierte Zahnmedizin für Kinder und Jugendliche – mit kindgerechtem Behandlungskonzept, Lachgas und integrierter Kieferorthopädie an ausgewählten Standorten.

Deine Aufgaben

Wenn ein Termin ausfällt, bleibt ein Behandlungsplatz leer, den andere Patient:innen dringend gebraucht hätten. Genau hier setzt Deine Arbeit an: Du sorgst dafür, dass Termine zustande kommen, eingehalten werden und nicht ungenutzt verfallen. Du erinnerst aktiv an Termine, fasst Heil- und Kostenpläne nach und besetzt freigewordene Zeiten neu.

Du arbeitest im Backoffice, nicht am Empfang — konzentriert, telefonisch und schriftlich im direkten Kontakt mit Patient:innen und Eltern. Zuständig bist Du für beide Praxen am Standort: für Erwachsene bei MEINDENTIST und für Kinder und Jugendliche bei KINDERDENTIST. Telefonzentrale und Backoffice sind gemeinsam organisiert.

Du erkennst, wo etwas hakt, und gehst von Dir aus hinterher, statt auf Anweisungen zu warten.

Aktive telefonische Terminerinnerungen, besonders bei längeren und aufwendigeren Behandlungen

Nachfassen bei ausgefallenen Terminen: Ursache klären, Ersatztermin vereinbaren, Vorgang dokumentieren

Nachfassen von Heil- und Kostenplänen — Du bleibst dran, bis eine Entscheidung getroffen ist

Kurzfristig frei gewordene Termine neu besetzen, etwa über Warteliste oder Hochbestellen

Bearbeitung von Nachrichten und Anfragen (E-Mail, Online-Buchungen) sowie Tickets aus unserem KI-gestützten Telefonsystem Praxipal, inklusive der daraus entstehenden Rückrufe

Pflege der Patientendaten im Praxisverwaltungssystem, einschließlich der No-Show-Einträge

Verwaltung des Terminplans: Planung, Bestätigung und Nachverfolgung von Terminausfällen

Dein Profil

Erfahrung im telefonischen Kunden- oder Patientenkontakt — aus einer Praxis, dem Kundenservice, dem Vertriebsinnendienst oder einem vergleichbaren Umfeld

Du telefonierst gern und findest auch dann einen guten Ton, wenn Du unangenehme Themen ansprechen musst

Du bleibst dran: Ein offener Heil- und Kostenplan oder ein unbesetzter Termin ist für Dich eine Aufgabe, kein Wartezustand

Du erkennst selbst, was zu tun ist, und stimmst Dich ab, statt auf Zuruf zu arbeiten

Sorgfalt bei der Dokumentation — was Du tust, ist im System nachvollziehbar

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Eine Ausbildung als ZFA oder MFA ist willkommen, aber keine Voraussetzung. Wir schulen Dich in allem, was Du fachlich brauchst.

Wir bieten

Deine Perspektive

Faires Festgehalt plus Bonus:

Eine Rolle, die es so bisher nicht gab:

Wir investieren in Deine Zukunft:

Work-Life-Balance statt Dauerstress:

28 Urlaubstage, Heiligabend und Silvester arbeitsfrei

Digitale Praxis:

Weitere Benefits:

Was beide verbindet: Unsere Behandler:innen sollen behandeln. Marketing, HR, Controlling und Verwaltung übernimmt unser zentrales Team – keine Bürokratie nach Feierabend. Wir setzen auf strukturierte Fort- und Weiterbildung und entwickeln Berufseinsteiger:innen wie erfahrene Profis gezielt weiter.

Unser Anspruch ist für große und kleine Patient:innen derselbe: hohe fachliche Qualität, herzliche Betreuung und ein Praxisbesuch, auf den man sich freut.

Werde Teil von MEINDENTIST und KINDERDENTIST – und zeig mit uns, wie zeitgemäße Zahnmedizin aussieht.