Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

La Maison Familiale Rurale de Sainte Consorce (Ouest Lyonnais) recrute un(e) Secrétaire administratif(ve) à temps plein pour rejoindre son équipe éducative et administrative. Ce recrutement intervient en raison du départ à la retraite de la secrétaire actuelle ; un tuilage d'une durée de 2 mois est prévu afin de garantir une passation sereine et efficace. ________________________________________

Organisation du travail

• Poste à 100 % ETP, exclusivement en présentiel à la MFR.
• Horaires : 8h00 - 17h30, du lundi au vendredi.
• Organisation du temps de travail : annualisation, 41h/semaine sur 40 semaines.
• Congés : 5 semaines + 6 à 7 semaines de RTT, en cohérence avec le calendrier scolaire.

Missions principales

1. Accueil et relation avec les publics

• Accueil physique et téléphonique des familles, élèves, partenaires et intervenants.
• Transmission des informations, orientation des demandes, gestion des situations courantes.

1. Gestion administrative quotidienne

• Gestion du courrier : réception, envoi, distribution interne.
• Gestion et traitement de la messagerie électronique générale de la MFR.
• Suivi de la vie courante de la MFR (réservations, informations internes, logistique basique).
• Gestion des stocks et des commandes de matériel de bureau.

1. Organisation administrative de la scolarité

• Gestion complète des inscriptions des élèves :

o prise de rendez-vous familles, o constitution du dossier élève, o collecte des documents obligatoires, o déclarations sur les plateformes ministérielles (financeurs de formation), o accompagnement des familles pour les demandes de bourse.

• Envoi de courriers, convocations et invitations.
• Suivi administratif des statuts élèves : internes, demi-pensionnaires, externes.
• Gestion des absences et informations associées.

1. Gestion comptable simple et facturation

• Facturation familles.
• Suivi des paiements, relances, ajustements en lien avec les situations des élèves.

1. Gestion des outils numériques

• Suivi et mise à jour des plateformes numériques utilisées par l'administration de la MFR.
• Appui technique de premier niveau auprès de l'équipe, si nécessaire.

1. Gestion des locations de la MFR

• Élaboration des devis.
• Accueil et visite des locaux pour les partenaires souhaitant louer la structure.
• Confection et suivi des conventions de location.
• Facturation et suivi du tableau des astreintes.

________________________________________ Compétences attendues

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, plateformes administratives).
• Aisance relationnelle et sens du service public.
• Rigueur administrative, discrétion, organisation.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Esprit d'équipe et adaptabilité.