Medewerkers dossierbeheer (niv. D)

1. Als administratief en juridisch dossierbeheerder, gespecialiseerd in één of meerdere domeinen, onder verantwoordelijkheid en onder supervisie van de griffier, meewerken aan de behandeling van gerechtelijke dossiers - in meer of mindere mate naargelang de complexiteit ervan - in één of meerdere fases van de procedure teneinde bij te dragen tot een kwalitatieve en kwantitatieve optimalisering van de behandeling van de gerechtelijke dossiers van zijn (sub)afdeling.

Mogelijke taken: -De nodige gegevens verzamelen voor de opvolging -De gepaste documenten invullen -Courante vragen beantwoorden -Afgewerkte dossiers nakijken en klasseren -De dossiergebonden gegevens identificeren en inputten -Courante problemen van encodering identificeren en oplossen -De gegevens in het systeem nakijken -De dossiergebonden gegevens bijwerken

1. Als eerste aanspreekpunt, binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, beantwoorden van vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz. teneinde gefundeerde en rechtsgeldige informatie te verschaffen.

Mogelijke taken: -Beantwoorden van courante vragen die ondermeer worden gesteld per brief, per telefoon, per email, aan het loket -Het stelselmatig op puntstellen van de eigen documentatie zodat op een accurate manier informatie kan worden gegeven -De problemen voorleggen die opgemerkt werden tijdens contacten met rechtzoekenden en partners -Een hechte samenwerking uitbouwen met magistraten, juristen en de andere administratieve diensten

1. Als actor voor één of meerdere ondersteunende processen, instaan voor hun kwaliteit teneinde bij te dragen tot de realisering van de operationele doelstellingen van (een afdeling van) de griffie/het secretariaat.

Mogelijke taken: -Kopiëren, versturen van brieven -De briefwisseling afhandelen -Courante problemen identificeren en oplossen -Brieven of gestandaardiseerde documenten voor de dienst opmaken -Administratieve bijstand verlenen aan de magistra(a)t(en) -Documenten verzamelen en klasseren -De administratieve procedure volgen inzake klasseren -Toezien op de toegang van het klassement (toepassen van labels, inhoudstabellen, ...)

1. Als kennisbeheerder ontwikkelen en op peil houden van de eigen expertise teneinde het eigen functioneren te optimaliseren.

Mogelijke taken: -Bestuderen van nieuwe ontwikkelingen van de dienst met het oog op de implementatie ervan in zijn (sub)afdeling -Volgen van pertinente interne en externe

Gedragscompetenties en technische competenties •Samenwerken (NIV 1) – Actief samenwerken •Resultaatgericht zijn (NIV 1) – Acties ondernemen en plannen •Wendbaar zijn (NIV 1) – Je aanpassen aan verandering

Pluspunten •Bepaalde PC-vaardigheden

Opgelet: Graag willen wij jou erop wijzen dat een indiensttreding uitgesloten is wanneer uit jouw strafregister blijkt dat je een correctionele of criminele veroordeling al dan niet met uitstel heeft opgelopen waarvoor nog geen eerherstel werd verkregen.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (Ministeriele Omzendbrief Justitie nr. 25 van 28 april 2004) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Diploma Er worden geen diplomavereisten gesteld voor deze functie.

Ervaring Min. 1 jaar administratieve ervaring