SECRÉTAIRE MÉDICAL(E) - SERVICE CARDIOLOGIE - H/F

Description :

Statut : CDD/CDI/ titulaire de la fonction publique hospitalière Catégorie :B

Organisation du travail :

• Poste à temps plein
• Horaires : 9h-17h
• Repos fixe
• Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l’organisation du service

Lieu de travail : Pôle Ville Hôpital – Service cardiologie Déplacements liés à la fonction : oui.

Suppléance (le cas échéant) : non.

MISSIONS DU SERVICE

Le service de cardiologie a pour mission principale le DIAGNOSTIC, LE TRAITEMENT, LE SUIVI ET LA PRÉVENTION DES PATHOLOGIES CARDIOVASCULAIRES. Il prend en charge des patients à différents stades de gravité, allant des urgences vitales aux soins de réadaptation.

MISSIONS SPÉCIFIQUES DU POSTE

_MISSIONS PRINCIPALES_

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et répondre aux besoins des demandeurs
• Participer à la gestion administrative et informatique des dossiers de consultations et d’hospitalisation
• Gérer les dossiers des patients
• Classer les divers documents
• Enregistrer les entrées et les sorties
• Sortir les dossiers médicaux

_MISSIONS SPÉCIFIQUES EN LIEN AVEC LA QUALITÉ_

• Prendre connaissance et appliquer les procédures et les vigilances
• S’impliquer dans les projets du service et de la direction
• Déclaration des EI

_ AUTRES MISSIONS SPÉCIFIQUES_

• Collaborer avec les agents du P.A.E.
• Saisir les R.U.M.
• Programmer les bilans
• Effectuer les travaux de dactylographie (courriers, comptes-rendus d’hospitalisation et de consultation…) dans les délais règlementaires

_FONCTION D’ENCADREMENT_

Former et encadrer les stagiaires et le personnel affecté au secrétariat du service

ACTIVITÉS

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation, de réunions, visites, conférences et événements...)
• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)
• Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
• Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
• Tenue à jour du dossier patient
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance
• Activité en lien avec la qualité : déclaration des EI.

Profil recherché :

SAVOIR FAIRE

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

SAVOIR ÊTRE

• Maîtriser la langue française (orthographe, grammaire, conjugaison…)
• Savoir adapter son langage en fonction de l’interlocuteur
• Avoir une facilité de mémorisation
• Analyser les situations et l’urgence,
• Avoir le sens des responsabilités
• Etre capable de gérer son temps par rapport à la charge de travail
• Avoir le sens de l’organisation
• Etre rigoureux et dynamique
• Etre rapide et efficace à la réalisation des tâches demandées
• Comprendre et transmettre le message
• Respecter le secret professionnel
• Avoir le sens de l’accueil et du service public
• Avoir une bonne présentation
• Etre courtois et diplomate
• S’avoir s’exprimer, écouter, et rester discret
• Etre disponible.

CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE

Diplôme requis :

• BAC science médico-sociale
• BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

• Connaissance de la bureautique
• Connaissance de l'environnement médical