assistante, assistant direction conduite opérations H/F - EC159465
Apporter une aide permanente à la directrice, directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et de suivi des dossiers
Organiser la ... ssionnelle de la direction : gestion des agendas, prise de rendez- vous, rappeler les informations importantes et transmettre les messages, organisation logistique, établir une relation de confiance...
Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique : prise de note, réaliser la saisie de documents, organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivre les projets et activités de la direction : intégrer les priorités de la direction d ... stion quotidienne, quotidien des activités de secrétariat, suivre l'exécution budgétaire, renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat : renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques
Organiser et planifier les réunions : rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission de documents, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
Assurer l'ensemble des tâches administratives financières et comptable de la direction et le suivi administratif et financier des projets portés par la direction en lien avec les conducteurs d'opération
Assurer l'exécution financière et budgétaire des marchés passés en direct par les services de la DPAI :
Assurer le traitement et la vérification de la facturation liée, lié au service
Assurer la coordination de l'élaboration du budget, saisie du budget primitif (et du budget supplémentaire) pour chaque ingénieur, suivi de l'exécution du budget
Assurer le suivi administratif et financier des conventions de co-maîtrise d'ouvrage
Assurer le suivi des conventions de financement avec les partenaires
Assurer les missions de référent commande publique pour l'ensemble de la DPAI