Personal Assistant

Voor een internationaal groeiende onderneming zijn wij op zoek naar een persoonlijk assistent voor de CEO.

Je bent hierbij de rechterhand van de CEO en commercieel directeur waarbij je hem ondersteunt in zijn dagelijks werk aan de hand van volgens takenpakket:

• Verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer, het screenen en beantwoorden van oproepen, e-mails en het organiseren van vergaderingen voor het directieteam zowel intern als extern;
• Proactief prioriteiten stellen bij afspraken en vergaderingen om de beschikbaarheid van de CEO te maximaliseren;
• Verzorgen van correspondentie in naam van de CEO;
• Bijwonen en notuleren van vergaderingen met de CEO en deze in CRM plaatsen;
• Zorgen voor een vlekkeloze administratie in alle facetten;
• Je fungeert als back-up voor de organisatie van bedrijfs- en commerciële bezoeken en reisbeheer van onze werknemers met ondersteuning van een travel app;
• Het reisbeheer van de CEO ligt volledig bij jou, waarbij je de CEO ook ondersteunt met gevraagde statistieken, info over de klant, etc.;
• Key-user van de travel app die je in samenspraak met het reisbureau voortdurend optimaliseert;
• Je takenpakket zal afgewisseld worden met receptie ondersteuning;
• Je denkt actief mee na over verbetering van processen waarmee je in aanraking komt, je denkt na in de vorm van oplossingen in plaats van in problemen;
• Je levert een administratieve ondersteuning aan de interne sales;
• Ondersteunen bij verscheidene HR processen en taken zoals het organiseren van familiedagen of bestellen van geschenken;
• Verder zal je verschillende ad hoc taken voor je rekening nemen.

Het bedrijf zoekt iemand met dit profiel:

• Het zit in je bloed om alles steeds tot in de puntjes te organiseren en plannen met oog voor alle details en bijhorende administratie.
• Gedreven, communicatief en positief ingesteld. Mensen ondersteunen en een gevarieerd takenpakket zijn zaken die je plezier in jouw werk geven.
• Bij voorkeur in bezit van een bachelor- of master diploma in een office gerelateerde richting zoals Office Management of Bedrijfsmanagement;
• Je hebt al grondige ervaring als directie assistant of management assistant;
• Vlotte kennis in alle Microsoft office toepassingen;
• Op een oprechte en professionele manier omgaan met vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie;
• Een administratieve duizendpoot die nauwkeurig en gestructureerd werkt;
• Een kritische geest en oog voor detail: je durft initiatief nemen en verbeteringen of optimalisaties voor te stellen waar nodig zodat toekomstige problemen op een proactieve manier vermeden worden;
• Plannen en organiseren zijn jouw sterktes, je hebt een helikopterview waardoor je het overzicht kan bewaren;
• Je bent diplomatisch en empathisch, doch assertief;
• Met het nodige geduld sta je stevig in je schoenen en weet je op flexibele wijze door te zetten;
• Je bent communicatief sterk en je hebt een goede taalvaardigheid Nederlands/Engels/Frans/Duits;
• Naast enthousiast en gemotiveerd ben je leergierig en kom je graag goed voor de dag.