Mitarbeiter*in Front Office & Ausbildungsorganisation | Wien 1090

Du liebst Organisation, Kommunikation und Menschen?

Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, du arbeitest gerne selbstständig und möchtest einen neuen Bildungsstandort aktiv mitgestalten?

Dann werde Teil unseres Teams im Caritas Ausbildungszentrum Seegasse (ABZ)!

Im ABZ Seegasse gestalten wir die Zukunft der Pflege und Sozialbetreuung. Unter einem Dach vereinen wir Schule sowie berufliche Aus- und Weiterbildung. Unser Ausbildungszentrum befindet sich im Aufbau und entwickelt sich laufend weiter. Dafür suchen wir eine kommunikative, strukturierte und verlässliche Persönlichkeit, die unser Verwaltungsteam verstärkt und als organisatorische Drehscheibe wesentlich zu einem professionellen und gut funktionierenden Bildungsalltag beiträgt.

Deine Aufgaben

Front Office & Kommunikation

Du bist eine unserer ersten Anlaufstellen – freundlich, verbindlich und mit Überblick

Du bist Ansprechpartner*in für Auszubildende, Lehrende, Interessent*innen und Besucher*innen

Du informierst persönlich, telefonisch und per E-Mail über unsere Aus- und Weiterbildungen sowie Fördermöglichkeiten

Du koordinierst die Kommunikation mit internen und externen Stellen

Du organisierst den laufenden Telefon-, E-Mail- und Postverkehr sowie Bestellungen und unterstützt bei Protokollen

Schulverwaltung & Ausbildungsorganisation

Gemeinsam mit unseren Lehrgangsleitungen und der Leitung Aus und Weiterbildungen sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles gut organisiert ist

Du begleitest Auswahlverfahren, Prüfungen und administrative Abläufe rund um unsere Ausbildungen

Du arbeitest mit unseren Schulverwaltungsprogrammen wie EDWIN, MS Teams, etc.

Du erstellst Zeugnisse, Bestätigungen und verwaltest weitere schulische Unterlagen

Du behältst Termine, Fristen und organisatorische Abläufe im Blick und sorgst dafür, dass notwendige Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht, werden

Administration & Standortorganisation

Du unterstützt uns dabei, dass unser Ausbildungszentrum auch organisatorisch gut funktioniert

Du verwaltest die Handkassa und unterstützt bei Verrechnung, Förderabrechnungen

Du unterstützt bei der Raumorganisation sowie bei internen Veranstaltungen und Meetings

Du koordinierst organisatorische Anliegen mit externen Firmen, Lieferant*innen und Handwerker*innen

Du bist Schnittstelle zu Caritas-internen Servicestellen wie Pflege, IT Facility Management

Koordination & Vernetzung

Unser Ausbildungszentrum wächst – und damit entwickeln sich auch unsere Abläufe und Kooperationen weiter.

Du unterstützt das duale Leitungsteam bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Standortentwicklung

Du arbeitest in Abstimmung mit der Leitung mit unseren internen und externen Kooperationspartner*innen zusammen, z. B. dem WAFF.

Du übernimmst organisatorische Aufgaben selbstständig, hältst Vereinbarungen und offene Punkte nach und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Abläufe ein.

Kommunikation, Website & Social Media

Auch unsere Kommunikation nach außen soll mit dem Ausbildungszentrum weiterwachsen

Du unterstützt bei der laufenden Aktualisierung unserer Website (Typo3), bei Informationsmaterialien sowie bei Veranstaltungen wie Tagen der offenen Tür oder Messeauftritten

Du repräsentierst unser Ausbildungszentrum bei ausgewählten Veranstaltungen und informierst Interessent*innen über unsere vielfältigen Aus- und Weiterbildungsangebote.

Mit der weiteren Entwicklung des ABZ soll auch unser unser Social-Media-Auftritt wachsen. Hier kannst du dich mit Interesse, Ideen und Freude an Kommunikation zunehmend einbringen.

Ihr Profil

Dein Profil

Was du mitbringen solltest

Abgeschlossene kaufmännische, administrative oder vergleichbare Ausbildung, z. B. HAK oder HLW, bzw. entsprechende einschlägige Berufserfahrung

Erfahrung in Verwaltung, Organisation oder Administration; Erfahrung im Bildungs-, Schul- oder Kursbereich ist von Vorteil

Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office

Freude an digitalen Tools und die Bereitschaft, dich in Schulverwaltungsprogramme einzuarbeiten

Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise

Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen

Die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen

Interesse an Website, digitaler Kommunikation und Social Media – Erfahrung damit ist ein Plus, aber keine Voraussetzung

Bereitschaft zur Übernahme der Funktion als Brandschutzwart*in und die Absolvierung der erforderlichen Ausbildung

Freude an Teamarbeit und Identifikation mit den Werten der Caritas

Unser Angebot

Teilzeit 20 Wochenstunden, ab sofort

– mehr als nur ein Job

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Mit echter Mitgestaltung in einem engagierten Team und der Möglichkeit, einen wachsenden Bildungsstandort aktiv mitzuentwickeln.

Faire Entlohnung & attraktive Benefits

Gehalt je nach Ausbildung und Berufserfahrung:

für 20 Wochenstunden: € 1.498,54 bis € 1.730,27 brutto

für 25 Wochenstunden: € 1.873,18 bis € 2.162,84 brutto

Lebensmittelgutscheine & Kinderzuschüsse

Nachhaltigkeit & Mobilität

Zuschuss bis € 506,40 pro Jahr für Öffi-Jahreskarte oder Klimaticket nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr.

Entwicklung & Weiterbildung

Bezahlte Fort- und Weiterbildungen und aktive Unterstützung deiner beruflichen Entwicklung.

Mehr Zeit für dich

Zwei zusätzliche Urlaubstage ab dem 2. Dienstjahr sowie drei zusätzliche freie Tage: Karfreitag, 24.12. und 31.12.

Umfassende Gesundheitsförderung

Wir freuen uns besonders über Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Organisation beitragen. Dies umfasst für uns insbesondere die Dimensionen Behinderungen, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, sexuelle Orientierung und geschlechtliche Identität. Mitarbeiter*innen mit Behinderung werden bei uns durch unsere Behindertenvertrauenspersonen und das Ability Management begleitet und unterstützt.

Kontakt

Klick einfach auf „Jetzt bewerben!“ und übermittle uns deine Unterlagen.

Sigrid Poecksteiner

Leiterin Recruiting

Mooslackengasse 15-17

1190 Wien

sigrid.poecksteiner(at)caritas-wien.at