ASSISTANT PÉDAGOGIQUE ET DE GESTION DOCTORALE (H/F)
Au sein de l'université, la Maison du Doctorat pilote la politique doctorale et coordonne l'ensemble des actions liées à la formation des doctorants, en lien avec les écoles doctorales et les partenaires académiques et socio-économiques. Elle accompagne environ 4 400 doctorants dans le développement de leurs compétences scientifiques et transversales, ainsi que dans la préparation de leur insertion professionnelle.
Missions : Au sein de la Maison du Doctorat, l'assistant-e pédagogique et de gestion doctorale assure un rôle d'appui à la mise en œuvre de l'offre de formation doctorale et contribue au suivi administratif et pédagogique des doctorants, en lien étroit avec les écoles doctorales.
Le poste se répartit comme suit : 60 % : appui aux activités pédagogiques 40 % : appui à la gestion d'une école doctorale
Activités principales de l'agent.e : Appui à l'ingénierie pédagogique (60 %) Rattaché-e à le.la chef.fe de pôle des parcours doctoraux, dans le cadre du déploiement de l'offre de formation doctorale de l'Université Paris-Saclay : Organisation et gestion des formations Assurer la gestion administrative et logistique des sessions de formation (planification, inscriptions, convocations) Suivre les effectifs et la participation des doctorants Gérer les relations avec les intervenants (planning, conventions, aspects logistiques) Suivi pédagogique et outils Mettre à jour les catalogues et supports de formation Administrer les outils de gestion des formations (ADUM) Assurer le suivi des parcours de formation des doctorants Évaluation et suivi des formations Mettre en œuvre les enquêtes de satisfaction Collecter et consolider les données d'évaluation Participer à la production de bilans et tableaux de bord Appui au développement Contribuer à la mise en ligne de contenus pédagogiques Participer à la préparation de nouveaux dispositifs (hybridation, formats innovants) Assurer une veille simple sur les outils pédagogiques Appui à la gestion d'une école doctorale (40 %) En lien avec la direction de l'école doctorale et la Maison du Doctorat : Gestion administrative des doctorants Assurer le suivi administratif des doctorants (candidatures, inscriptions, réinscriptions, soutenances, diplomations) Vérifier la conformité des dossiers et pièces justificatives Suivi du parcours doctoral Suivre les étapes clés du doctorat (comités de suivi individuel, soutenance, formations obligatoires) Mettre à jour les systèmes d'information Alerter en cas de situation particulière Organisation des instances et événements Organiser les réunions de l'école doctorale (conseils, jurys, comités) Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions Participer à l'organisation d'événements (rentrée doctorale, journées scientifiques) Accueil et information Informer et orienter les doctorants et encadrants Répondre aux demandes (réglementation, procédures, formations) Contribuer à la diffusion de l'information Appuyer les actions de communication et de valorisation de l'offre
Profil recherché Connaissances attendues Fonctionnement de l'enseignement supérieur et du doctorat Notions en ingénierie de formation Connaissance des outils de gestion administrative et pédagogique
Compétences opérationnelles Gestion administrative et organisationnelle La maîtrise de l'outil ADUM est un plus mais une formation peut être prévue en interne. Capacité à suivre plusieurs activités en parallèle Qualités rédactionnelles Compétences linguistiques : la pratique de l'anglais peut être nécessaire pour les échanges avec les doctorants internationaux
Savoir-être Sens du service et du relationnel Rigueur et sens de l'organisation Discrétion