Assistenz (m/w/d) - Verwaltung und Organisation

Über das Unternehmen

Die Solvenius GmbH ist ein etablierter Dienstleister für Personalabrechnung, HR-Services und digitale Personallösungen. Wir unterstützen Unternehmen unterschiedlichster Branchen bei der professionellen und effizienten Gestaltung ihrer Personalprozesse.

Aufgaben

• Kommunikation & Empfang: Du bist die freundliche Stimme am Telefon, nimmst Anfragen entgegen und sorgst für eine professionelle Weiterleitung. Schriftliche Anfragen beantwortest Du eigenverantwortlich oder leitest sie weiter.
• Post & Lieferungen: Du organisierst den Postein- und -ausgang, nimmst Lieferungen entgegen und kümmerst Dich um deren Verteilung.
• Buchhaltung: Du unterstützt bei der laufenden Finanzbuchhaltung, insbesondere bei der Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen, der Vorbereitung von Buchungsunterlagen sowie der Überwachung offener Posten und Zahlungseingänge.
• Angebote & Faktura: Du unterstützt bei der Erstellung von Angeboten, übernimmst die Rechnungsstellung und behältst administrative Abläufe im Blick.
• Bestellwesen & Materialverwaltung: Du kümmerst Dich eigenständig um die Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, überwachst die Bestände und sorgst dafür, dass alle benötigten Arbeitsmittel rechtzeitig zur Verfügung stehen.
• Allgemeine Organisation: Du unterstützt unsere Teams im Tagesgeschäft, koordinierst organisatorische Aufgaben, sorgst für reibungslose Abläufe und unterstützt bei der Veranstaltungsorganisation- und Durchführung. Dazu gehört u. a. die Vorbereitung von Kundenterminen (Raum, Getränkte etc.).
• Eigeninitiative: Du erkennst selbstständig, wo Handlungsbedarf besteht, entwickelst Lösungen und setzt diese eigenverantwortlich um.

Anforderungen

Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig anstehen? Du arbeitest gerne selbstständig, gehst offen auf Menschen zu und erkennst, wo Unterstützung gebraucht wird, ohne dass man Dich erst darauf hinweisen muss?

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Eine freundliche, aufgeschlossene Persönlichkeit und Freude am Umgang mit Menschen
• Selbstständigkeit und Eigeninitiative - Du wartest nicht auf Aufgaben, sondern erkennst, was zu tun ist
• Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Teamgeist, Flexibilität und die Bereitschaft, Dich in neue Themen einzuarbeiten

Bei uns zählt nicht nur, was Du bisher gemacht hast, sondern vor allem, wie Du an Aufgaben herangehst. Wir suchen jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und mit einer positiven Einstellung unseren Arbeitsalltag bereichert.

Wir bieten

Das erwartet dich bei Solvenius

• Ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz mit vielfältigen Aufgaben und kurzen Entscheidungswegen
• Ein kollegiales Team, das sich gegenseitig unterstützt
• Raum für eigene Ideen und selbstständiges Arbeiten
• Eine strukturierte Einarbeitung in Deine Aufgaben
• Ein modernes Arbeitsumfeld in einem zukunftsorientierten Unternehmen
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Beschäftigung als Elternzeitvertretung

Bewerbung

Haben wir Dein Interesse geweckt? Wir freuen uns auf deine Bewerbung inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin per E-Mail an: bewerbung@solvenius.de

Sonstiges

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab 01.01.2027 für 25 h pro Woche eine engagierte und zuverlässige Assistenz (m/w/d), die Freude an abwechslungsreichen organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben hat.