Υπάλληλος γραμματειακής & Διοικητικής Υποστήριξης
Η ONE FACILITY MANAGEMENT , εταιρεία παροχής υπηρεσιών με πολυετή παρουσία στον χώρο του Facility Management, αναζητά έμπειρο και υπεύθυνο στέλεχος για τη θέση Γραμματειακής & Διοικητικής Υποστήριξης .
Η θέση απευθύνεται σε άτομο σοβαρό, οργανωτικό, με επαγγελματισμό, αντίληψη και ουσιαστική διάθεση για εργασία, το οποίο μπορεί να αναλάβει και να ολοκληρώνει καθήκοντα με συνέπεια, να λειτουργεί αυτόνομα και να ανταποκρίνεται αποτελεσματικά σε απαιτητικές και απρόβλεπτες καταστάσεις.
Οι Αρμοδιότητες αφορούν:
- Γραμματειακή και διοικητική υποστήριξη της εταιρείας
- Διαχείριση τηλεφωνικής και ηλεκτρονικής επικοινωνίας
- Καταχώριση, οργάνωση και αρχειοθέτηση εγγράφων και στοιχείων
- Έκδοση και παρακολούθηση προσφορών, τιμολογίων και λοιπών παραστατικών
- Υποστήριξη σε λογιστικές και οικονομικές εργασίες
- Καταχωρίσεις και συμφωνίες παραστατικών
- Παρακολούθηση υποχρεώσεων, πληρωμών και εκκρεμοτήτων
- Επικοινωνία και συντονισμός με πελάτες, συνεργάτες και προμηθευτές
- Παρακολούθηση και ολοκλήρωση εργασιών που ανατίθενται από τη διοίκηση
- Οργάνωση καθημερινών εκκρεμοτήτων και προτεραιοτήτων
- Διαχείριση απαιτητικών περιστάσεων και άμεση αντιμετώπιση προβλημάτων
- Συνεργασία με το λογιστήριο και τα υπόλοιπα τμήματα της εταιρείας
- Τήρηση αρχείου και συνεχής ενημέρωση των εταιρικών στοιχείων
Η θέση απαιτεί άτομο που δεν περιορίζεται στην εκτέλεση οδηγιών, αλλά μπορεί να αντιλαμβάνεται τι απαιτείται, να αναλαμβάνει πρωτοβουλία και να φροντίζει για την ολοκλήρωση κάθε εκκρεμότητας.
Απαραίτητα Προσόντα:
- Προϋπηρεσία σε αντίστοιχη θέση, κατά προτίμηση σε οργανωμένο επαγγελματικό περιβάλλον
- Γνώση λογιστικών και οικονομικών διαδικασιών
- Πολύ καλή γνώση Η/Υ και Microsoft Office
- Πολύ καλή χρήση Excel
- Εξοικείωση με ηλεκτρονική τιμολόγηση, παραστατικά και ηλεκτρονικές πλατφόρμες
- Πολύ καλή γραπτή και προφορική επικοινωνία
- Ικανότητα οργάνωσης και σωστής ιεράρχησης εργασιών
- Αντίληψη και δυνατότητα άμεσης κατανόησης οδηγιών και καταστάσεων
- Ικανότητα εργασίας με ακρίβεια και προσοχή στη λεπτομέρεια
- Δυνατότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και προτεραιοτήτων ταυτόχρονα
- Σοβαρότητα και επαγγελματική συμπεριφορά
- Υπευθυνότητα και συνέπεια
- Οργανωτικότητα και μεθοδικότητα
- Ταχύτητα αντίληψης και πρακτικό πνεύμα
- Αυτονομία στη διεκπεραίωση εργασιών
- Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και αντιμετώπισης κρίσεων
- Ψυχραιμία υπό πίεση
- Διάθεση για συνεργασία
- Εχεμύθεια και επαγγελματική δεοντολογία
- Προσήλωση στην ολοκλήρωση των εργασιών που αναλαμβάνει