Assistant / Backoffice (deutschsprachig, remote)

Η NAIRON GmbH είναι μια ελβετική startup που αναπτύσσει φωνητικούς πράκτορες τεχνητής νοημοσύνης (AI voice agents), οι οποίοι διαχειρίζονται τηλεφωνικές κλήσεις για λογαριασμό επιχειρήσεων, απαντώντας σε ερωτήματα και διευκολύνοντας την επικοινωνία με τους πελάτες τους.

Η πλατφόρμα μας υποστηρίζει την επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο, τόσο τηλεφωνικά όσο και μέσω web, και διασυνδέεται με τα τηλεφωνικά συστήματα και τις επιχειρησιακές εφαρμογές των πελατών μας. Πιστεύουμε στην ξεκάθαρη επικοινωνία, στις προσεκτικά σχεδιασμένες λύσεις και στην ουσιαστική συνεργασία.

Ως Assistant / Backoffice στη NAIRON , συμβάλλεις στην ομαλή καθημερινή λειτουργία της εταιρείας, υποστηρίζοντας τη διοίκηση και την ομάδα στην οργάνωση και τον συντονισμό των εργασιών τους. Οι αρμοδιότητές σου περιλαμβάνουν:

• Οργανώνεις ημερολόγια, ραντεβού και συναντήσεις, τόσο εντός της εταιρείας όσο και με πελάτες και συνεργάτες.
• Υποστηρίζεις τις λογιστικές διαδικασίες, συγκεντρώνοντας παραστατικά, παρακολουθώντας τιμολόγια και συντονίζοντας την επικοινωνία με το λογιστήριο ή τον εξωτερικό φοροτεχνικό μας.
• Επικοινωνείς με πελάτες και διαχειρίζεσαι σχετικά θέματα, όπως συμβάσεις, τιμολόγια και προγραμματισμό συναντήσεων.
• Αναλαμβάνεις τις καθημερινές εργασίες διοικητικής υποστήριξης, όπως την αρχειοθέτηση, τη διαχείριση συμβάσεων και προμηθευτών, τις παραγγελίες και τον εξοπλισμό.
• Προετοιμάζεις και συντάσσεις έγγραφα, παρουσιάσεις και πρακτικά συναντήσεων.
• Συμβάλλεις στη βελτίωση των εσωτερικών διαδικασιών και των προτύπων εργασίας μας.

Απαραίτητα Προσόντα:

• Άνεση στη χρήση εργαλείων γραφείου, ηλεκτρονικών ημερολογίων και εφαρμογών τηλεδιάσκεψης.
• Βασική κατανόηση λογιστικών διαδικασιών και οικονομικής διαχείρισης.
• Άριστη γνώση Γερμανικών, επιπέδου C2, τόσο στον προφορικό όσο και στον γραπτό λόγο, καθώς η εργασία πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου στα Γερμανικά.
• Πολύ καλή γνώση Αγγλικών, τουλάχιστον επιπέδου B2.
• Αξιοπιστία, εχεμύθεια και οργανωτικότητα.
• Ικανότητα αυτόνομης εργασίας, σωστής ιεράρχησης προτεραιοτήτων και διατήρησης της συνολικής εικόνας, ακόμη κι όταν υπάρχουν πολλές εκκρεμότητες ταυτόχρονα.

Πρόσθετα προσόντα :

• Προηγούμενη εμπειρία σε θέση διοικητικής υποστήριξης (assistant), οργάνωσης γραφείου (office management) ή backoffice, ιδανικά σε startup ή μικρή επιχείρηση.
• Εμπειρία στη χρήση συστημάτων CRM ή λογιστικού λογισμικού.

Παροχές:

• Μερική ή πλήρης απασχόληση : Η θέση προσφέρεται με την επιλογή που σου ταιριάζει.
• Ευελιξία στον τρόπο εργασίας : Εργάζεσαι εξ ολοκλήρου εξ αποστάσεως ή από χώρο συνεργασίας (co-working), ανάλογα με το τι σε εξυπηρετεί.
• Εταιρικός εξοπλισμός : Παρέχουμε σε όλους τους εργαζομένους εταιρικό φορητό υπολογιστή και κινητό τηλέφωνο.
• Ουσιαστική συνεργασία : Γίνε μέλος μιας μικρής και ευέλικτης ομάδας, όπου η συμβολή σου έχει πραγματική σημασία.
• Επαγγελματική εξέλιξη : Αναλαμβάνεις ποικίλες αρμοδιότητες σε μια αναπτυσσόμενη εταιρεία, με δυνατότητες ανάληψης πρωτοβουλιών και περισσότερων ευθυνών.