מנהל/ת משרד בארגון חברתי מוביל (החלפה לחל״ד)

מנהל/ת משרד בין אגפי ניהול אדמיניסטרטיבי

תחומי אחריות:

• אחריות על כלל היבטי הניהול האדמיניסטרטיבי של מטה הפעילות, האגף לחינוך ופיתוח וצופי הים.
• ניהול הקשר השוטף של האגף עם יחידותיו ועם גורמים פנימיים וחיצוניים.
• ניהול יומנים אישיים וניהול לו"ז אירועים מרכזיים במטה הפעילות ובצופי הים וכן תיאום פגישות רבות משתתפים מספר פעמים במהלך השנה.
• כתיבת סיכומי ישיבות ומעקב אחרי ביצוע משימות והחלטות שהתקבלו.
• תפעול מערכת לניהול פרוייקטים.
• אחריות על תחום השכר של כלל העובדים של מטה הפעילות, האגף לחינוך ופיתוח וצופי ים.
• אישור נוכחות, וארגון מרכיבי השכר לאישור המנהלים.
• תפעול תחום הכספים: טיפול בחשבוניות ספקים והתנהלות למול יחידת הנה"ח בתנועה, מעקב אחר תשלום לספקים, טיפול ומעקב אחר קופות קטנות של עובדים/ות.
• אחריות על סגירת הרשמה לפעילויות ארציות למול גורמים ביחידות התנועה.
• קשר מול גורמים פנים תנועתיים רבים.
• עבודה מול ספקים וגורמים חיצוניים לבקשת הצעות מחיר, ביצוע הזמנות רכש וכו'.
• אחריות על תפעול המשרד- טיפול בתקלות, עבודות משרדיות, מענה טלפוני וכו'.
• טיפול בנושאים מנהלתיים וקבלת אישורים למפעלים, מחנה ימי ועוד פעילויות מיוחדות.
• ביצוע משימות נוספות כפי שיינתנו ע"י הממונים.

דרישות התפקיד:

• יכולות סדר וארגון גבוהות.
• יכולת התנסחות בכתב ובעל פה ברמה גבוהה.
• אחריות ו"ראש גדול".
• יכולת עבודה בתנאי לחץ וריבוי משימות.
• יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה בצוות.
• ידע וניסיון במערכות office ואוריינטציה למערכות מחשוב.
• היכרות עם מערכות Monday, Sap business one - יתרון משמעותי.
• היכרות עם עולם תנועות נוער ו/או חינוך בלתי פורמאלי - יתרון.
• בוגר/ת תנועת הצופים / צופי הים - יתרון משמעותי.