Specjalista / Specjalistka ds. sekretariatu i obsługi kancelaryjnej

Zakres obowiązków: 1. Obsługa kancelaryjna i obieg dokumentów:

• Obsługa skrzynek poczty elektronicznej: office@zacheta.art.pl oraz faktury@zacheta.art.pl.
• Przyjmowanie korespondencji i dokumentów wpływających do Zachęty, ich rejestrowanie oraz wprowadzanie do obowiązujących rejestrów i systemów wspierających obieg dokumentów.
• Przekazywanie dokumentów do dekretacji Dyrekcji oraz do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z dokonanymi dekretacjami.
• Koordynacja procesu podpisywania dokumentów przez Dyrekcję, obejmująca monitorowanie terminów i kompletności dokumentacji oraz przekazywanie podpisanych dokumentów do właściwych komórek organizacyjnych lub adresatów zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Obsługa korespondencji za pośrednictwem Poczty Polskiej, firm kurierskich, ePUAP oraz e-Doręczeń.
• Prowadzenie dokumentacji spraw oraz przygotowywanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi.

2. Obsługa sekretariatu Dyrekcji:

• Administracyjna obsługa kalendarzy Dyrektorki i Zastępcy Dyrektorki, w tym planowanie terminów, wprowadzanie zmian oraz koordynacja spotkań zgodnie z ustaleniami Dyrekcji.
• Organizacja spotkań Dyrekcji, w szczególności uzgadnianie terminów, rezerwacja sal, przygotowanie materiałów organizacyjnych oraz zapewnienie obsługi organizacyjnej spotkań.
• Organizacja, koordynacja i rozliczanie krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych Dyrekcji.
• Przyjmowanie gości Dyrekcji oraz zapewnienie organizacyjnej obsługi spotkań.
• Obsługa połączeń telefonicznych sekretariatu oraz udzielanie informacji zgodnie z kompetencjami.
• Kompletowanie i przekazywanie dokumentów oraz materiałów niezbędnych do realizacji spotkań i innych działań Dyrekcji.
• Współpraca z Executive Assistant Dyrektorki w zakresie realizacji ustaleń dotyczących organizacji pracy Dyrektorki, w szczególności planowania spotkań i podróży służbowych.

3. Pozostałe obowiązki:

• Współpraca z komórkami organizacyjnymi Zachęty w zakresie