Administratief coördinator onderwijs faculteit LK

Als administratief coördinator onderwijs kom je terecht in het team van facultair secretariaat van de Faculteit Lichamelijke Opvoeding & Kinesitherapie te Etterbeek. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de faculteitssecretaris en werk je nauw samen met het academisch en administratief personeel van de faculteit en met de collega's van de centrale VUB diensten.

We bieden een contract van onbepaalde duur, voltijds.

Een greep uit je takenpakket:

• Samen met een team van collega's en onder leiding van de faculteitssecretaris sta je in voor de dagelijkse werking van het faculteitssecretariaat. Je coördineert, bewaakt de taakverdeling, continuïteit en kwaliteit van de uitvoering, signaleert knelpunten en voorstellen van verbeteringen.
• Je organiseert, coördineert en optimaliseert facultaire (administratieve) kernprocessen en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van onderwijs- en studentengegevens: deliberatie- en puntenadministratie, diploma's en getuigschriften, vrijstellingen, aanmeldingen en registraties, masterproefadministratie, administratie inzake doctoraten, …
• Je draagt bij aan een efficiënte, kwaliteitsvolle en regelgeving‑conforme werking van de faculteitsadministratie door meerichtlijnen en procedures uit te werken.
• Je staat in voor het functioneel beheer van facultairetools en applicaties, (zoals Sharepoint, Canvas, studentenadministratiesysteem,…) en ondersteunt bij rechtenbeheer en gebruik van administratieve systemen. Hierbij ben je ook het aanspreekpunt voor collega's.
• Je volgt als backup mee de financiële administratie op: opvolgen van budgetten, aanleveren van rapporteringen, opvolgen bestellingen, …

Voor deze functie is je standplaats de campus Etterbeek maar in overleg met het team en je leidinggevende en met aandacht voor de dienstverlening, is telewerk gedeeltelijk mogelijk.

Wat verwachten wij van jou?

• Vereiste deskundigheid en/of diploma's: hogere administratieve en technische deskundigheid: je hebt een bachelordiplomaof gelijkwaardig door ervaring.
• Je kan goed omgaan met mensen en je werkt graag collegiaalmet anderen samen maar je kan ook zelfstandig en autonoom functioneren.
• Je bent administratief sterk: je hebt oog voor detail, werkt zeer nauwgezet en je kan discreet omgaan met confidentiële gegevens.
• Jedenkt mee na en neemt een actieve rol op in de verdere ontwikkeling en optimalisatie van de werking en structuur van het faculteitssecretariaat.
• Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden om je verschillende taken te plannen, uit te voeren en op te volgen.
• Je bent klantvriendelijk, hulpvaardig, flexibel en stressbestendig: werken tegen deadlines schrikt je niet af.
• Je neemt initiatief, kan je aanpassen aan wijzigende omstandigheden en je bent bereid om steeds bij te leren.
• Je hebt een goede kennis van de courante MS Office toepassingen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en je kan vlot overweg met nieuwe programma's en systemen.
• Je bent communicatief sterk, schriftelijk en mondeling, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.
• Kennis van het hoger onderwijsen ervaring met onderwijs- en studentenadministratie is een troef.

VUB wil eenweerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.