Office manager (H/F)

Description du poste :

L'Office Manager assure le bon fonctionnement quotidien du siège social et apporte un appui administratif, logistique et organisationnel à la Direction. Il/elle veille à la bonne gestion des moyens généraux, des services internes et participe à l'organisation des événements internes et externes et notamment 1. Gestion du siège social et moyens générauxAccueil physique et téléphonique des visiteursGestion du courrier entrant et sortant : réception, tri, distribution, affranchissement et suivi des envois.Suivi du bon fonctionnement général des locaux en lien avec le service techniqueSuivi des stocks de fournitures administratives et de bureau.Identification des besoins, passation des commandes et suivi des livraisons.Relation avec les prestataires liés aux fournitures et services généraux.

1. Gestion du parc automobileSuivi administratif du parc automobile : commandes, assurances, cartes grises, contrôles techniques, entretiens, sinistres.Organisation des rendez-vous de maintenance et suivi des interventions.Mise à jour des tableaux de suivi des véhicules.Relation avec les prestataires automobiles et les utilisateurs internes.

1. Gestion du parc informatique et de la téléphonieSuivi de l'inventaire du matériel informatique et téléphonique : ordinateurs, téléphones portables, téléphonie fixe, imprimantes et accessoires.Coordination des besoins en matériel avec les équipes concernées.Interface avec les prestataires pour les demandes courantes de matériel.Suivi des attributions, restitutions et remplacements de matériel.

1. Assistanat administratif de la Directrice GénéraleRédaction et envoi de courriersGestion des réservations nécessaires : transports, hôtels, salles, restaurants.***Saisie des factures fournisseurs du service marketing.

1. Organisation des événements internesOrganisation des différents comités stratégiques et de management, séminaires et événements internes.Préparation des supports et éléments nécessaires au bon déroulement des événements.***Suivi administratif et logistique avant, pendant et après les événements.

1. Appui aux actions du fonds de dotationParticiper à l'organisation des événements liés au fonds de dotation et coordonner les aspects logistiques et administratifs : invitations, réservations, prestataires, supports, planning et suivi opérationnel.Contribuer à la préparation des supports liés aux actions du fonds de dotation, en lien avec la Direction Générale et les interlocuteurs concernés.***Participer au suivi administratif des actions soutenues : classement des documents, suivi des conventions, collecte d'informations utiles au rapport d'activité ou aux communications internes.

Description du profil :

Vous maitrisez les outils bureautiques et gérez efficacement les agendas, réunions et déplacements.

Vous devrez gérer les services généraux et la flotte automobile, suivre les prestataires et les contrats.

Une communication fluide et un sens de l'organisation sont essentiels.

Connaissances (Savoir)Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,PowerPoint Connaissance des processus administratifs et logistiques (gestion des fournitures, services généraux, flotte automobile Notions de gestion budgétaire et suivi des contrats.Connaissance des enjeux liés à la qualité de vie au travail et à la gestion d'événements internes.

Savoir-faire (Compétences Pratiques)Organisation et gestion de l'agenda, desréunions et déplacements.Coordination de plusieurs tâches et gestion de priorités.Gestion des relations avec les prestataires et fournisseurs.Gestion des sinistres, assurances et renouvellement de la flotte automobile.

Savoir-êtreEsprit d'analyse et de synthèseForce de propositionRigueur et réactivitéSens relationnel et sens de l'éthiqueAdaptation à des situations et interlocuteurs variésConfidentialité