Administratief secretarieel medewerker Basisteam Groningen-Zuid.Voor deze vacature is een doelgroep registratie vereist

Als administratief-secretarieel medewerker ondersteun je de teamchef en draag je actief bij aan de ondersteuning van het managementteam als geheel. Je bent een belangrijke schakel in de organisatie en zorgt ervoor dat werkzaamheden, overleggen en processen soepel verlopen. Je beheert de agenda van de teamchef met een vooruitziende blik, plant afspraken efficiënt in en signaleert tijdig knelpunten. Daarbij denk je actief mee over prioriteiten en oplossingen. Ook verzorg je de mailafhandeling en verricht je uiteenlopende secretariële en administratieve werkzaamheden. Je bereidt besprekingen en vergaderingen organisatorisch en logistiek voor. Denk hierbij aan het plannen van overleggen, het verspreiden van stukken, het reserveren van vergaderruimten en faciliteiten en het ontvangen van externe bezoekers. Tijdens overleggen ondersteun je waar nodig bij verslaglegging, het vastleggen van besluiten en het bewaken van actiepunten. Je volgt de voortgang van afspraken en acties nauwgezet en zorgt voor een zorgvuldige administratieve en digitale afhandeling. Daarnaast ben je een toegankelijk aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten. Je handelt inkomende vragen, telefoongesprekken, post en andere correspondentie zelfstandig en professioneel af. Je werkt in een dynamische omgeving waarin verschillende belangen, werkzaamheden en dossiers samenkomen. Daarom is het belangrijk dat je snel kunt schakelen, overzicht houdt en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke en soms gevoelige informatie. Je denkt mee over verbeteringen in werkprocessen en levert een actieve bijdrage aan de verdere ondersteuning van het managementteam.