Assistant de gestion H/F
RESPONSABILITÉS :
L'assistant de gestion exerce sous la responsabilité de l'animateur(trice) réseau et du directeur(trice) de la Fédération. L'assistant de gestion participe à la qualité de la gestion administrative et technique des interventions de l'association auprès des différents publics. Assure une mission généraliste :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Veiller à la qualité de l'environnement des lieux d'accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité)
- Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d'activité
- Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés.
Gestion administrative du personnel de l'association :
- Assiste le président(e) de l'association dans l'accomplissement de sa mission.
- Constitue le dossier d'embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d'embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail...)
- Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l'exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants...)
- Maintient à jour le registre unique du personnel
- Etablit le planning annuel des congés, après validation par les responsables de l'association
- Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral
- Assure le suivi de la modulation du temps de travail
- Veille au respect des affichages obligatoires
Gestion des interventions à domicile (En collaboration étroite avec les responsables de l'association) :
- Participe au choix des intervenants
- Etablit le planning des salariés d'intervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille à la continuité du service
- Veille à l'optimisation des moyens d'intervention mis en œuvre entre la demande d'intervention et l'offre proposée
- Edite et envoie les propositions de contrat de prestation
- Suit la prestation durant toute l'exécution du contrat de prestation
- Assure le suivi des interventions par télégestion
- Répond aux observations des clients
- Veille à l'application des procédures qualité, participe à l'amélioration continue de son service
- Effectue des visites à domicile et des présentations d'intervenantes
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences techniques :
- Maîtriser l'expression orale et écrite
- Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux
- Connaître l'organisation interne de la structure, ses circuits d'information, ses activités et ses partenaires
- Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives)
- Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires...)
- Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes
Compétences sociales :
- Adopter un positionnement professionnel adapté
- Faire preuve d'écoute, adapter sa communication en fonction des interlocuteurs
- Faciliter la relation entre publics accompagnés, proches aidants et intervenant(e)s
- Travailler en équipe, coordonner son action
- Comprendre, analyser et reformuler si besoin les demandes pour mieux les orienter
Compétences organisationnelles :
- Respecter les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité
- Faire preuve d'initiative, être force de proposition et anticiper
- Faire preuve d'adaptation face à des situations imprévues ou complexes
- Avoir le sens de l'observation et de l'analyse
- Avoir le sens de l'organisation et définir les priorités
- Faire preuve d'autonomie, de rigueur et de méthode (ex: procéder à de l'auto-contrôle...)
- Contribuer à la qualité du service rendu
- S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue
- Agir en cohérence avec les orientations de la structure
- Faire preuve de polyvalence (diversité des missions exercées)