Deskundige dossierbeheerder (niveau B) - m/v/x voor het Arbeidsauditoraat Halle-Vilvoorde

Deskundige dossierbeheerder

1. Als informatieverzamelaargegevens en/of documenten met een gemiddelde complexiteit en uit verschillende

bronnen verzamelen en ordenen teneinde te beschikken over alle elementen voor de verdere verwerking van het dossier. Voorbeelden van taken:

• Onderzoeken van verschillende elementen in een gerechtelijk dossier;
• Opvragen van bijkomende informatie of verduidelijking;
• Gegevens identificeren en controleren

1. Als dossierbehandelaarde consistentie en de coherentie van het dossier analyseren en evalueren rekening houdend met meerdere procedures, regels of reglementering teneinde een conclusie te trekken uit het dossier.

Voorbeelden van taken:

• De verschillende elementen in een dossier analyseren;
• Overeenkomstig de regelgeving en strikte richtlijnen, justitiële beslissingen voorbereiden of uitvoeren;
• De voorziene stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedure of voorschriften, met bijzondere aandacht voor de voortgang;
• De dossiers voorbereiden en eventueel toelichten

1. Als dossierafsluitereen beslissing voorleggen in een dossier op basis van een evaluatie van verschillende

bestaande keuzes teneinde het dossier te finaliseren voor de volgende stap. eenvoudige of routineuze problemen of geschillen snel en efficiënt behandelen teneinde de collega of de rechtzoekende een doeltreffende oplossing aan te reiken.

Voorbeelden van taken:

• Conclusies formuleren over de oriëntatie of de te geven gevolgen aan het dossier;
• Het dossier voorleggen aan de bevoegde persoon;
• De dossiers controleren

1. Als contactpersooneen brede waaier van vragen en klachten van de klanten beantwoorden door ze te situeren in

hun context teneinde hen objectief en aangepast advies te geven en de keuzes op het vlak van de dossierbehandeling uit te leggen. Voorbeelden van taken:

• Binnen het kader van wat wettelijk is toegelaten, vragen van rechtzoekenden, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, … beantwoorden, zowel per brief, telefoon, e-mail als aan het loket;
• Het ontwikkelen van samenwerkingsrelaties;
• Het uitwisselen van informatie en “best practices”;
• Samen met de magistraat deelnemen aan externe vergaderingen en het verslag ervan opmaken;
• Doorgeven welke problemen er werden opgemerkt tijdens contacten met rechtzoekenden en partners

1. Als gegevens- en/of documentatiebeheerder de administratieve opvolging van de dossiers verzekeren en informatie

klasseren teneinde de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken:

• De dossiers en/of documenten opbergen volgens de indelingsprincipes;
• Ter beschikking stellen van informatie en documentatie aan de magistraten en collega’s;
• Het werkingsverslag voorbereiden

1. Als kennisbeheerderzijn/haar kennis ontwikkelen en op de hoogte blijven van de evolutie in het domein teneinde

concrete verbeteringen van de gehanteerde procedures en methodes voor te stellen.

Voorbeelden van taken:

• Het stelselmatig op puntstellen van de eigen documentatie zodat er op een accurate manier informatie kan worden gegeven;
• Bestuderen van nieuwe regelgeving en richtlijnen met het oog op de implementatie er van;
• Volgen van pertinente interne en externe opleidingen;
• Meewerken aan de opmaak van vademecums

Gedragsgerichte competenties

• Structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.
• Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Respect tonen voor anderen, hun ideeën en meningen, aanvaarden van procedures en instructies.
• Een flexibele houding aannemen ten aanzien van en inspelen op veranderende omstandigheden en diverse situaties.
• Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.
• Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en door te blijven doorzetten, ook bij tegenwerking.
• Resultaatgericht reageren op stress, de eigen emoties controleren en constructief omgaan met kritiek.
• Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Pluspunten

• Kennis Frans