Administratief assistent medisch secretariaat

Doel

Je biedt administratieve ondersteuning aan de medische dienst om goede medische opvolging te garanderen voor de bewoners.

Context

Het centrum heeft een capaciteit van 395 plaatsen en er werken 75 medewerkers. Deze personeelsleden hebben zeer diverse profielen en staan in voor de goede werking van het centrum: sociaal werkers, opvoeders, onthaalmedewerkers, verpleegkundigen, begeleiders…. Het opvangcentrum voorziet immers niet alleen in de dagelijkse basisbehoeften (zoals onderdak, voedsel en kledij), verzoekers om internationale bescherming krijgen ook sociale, juridische en medische bijstand. Bovendien organiseert het centrum verschillende activiteiten en opleidingen zodat de bewoners hun tijd nuttig kunnen besteden. Als administratief assistent werk je binnen de medische dienst. Deze bestaat uit 6 medewerkers waaronder 1 deeltijdse arts, 3 verpleegkundigen en 2 medisch administratief assistenten (meer informatie over het centrum in kwestie vind je op www.fedasil.be).

Inhoud

Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de medische dienst. Je zorgt, samen met het diensthoofd - verpleegkundige en je coördinator voor een professioneel werkkader van de medische dienst. Kwaliteit, efficiëntie, klantgerichtheid en teamspirit zijn hierbij de belangrijkste doelen.

Je bent verantwoordelijk voor:

• De aanmaak van de dossiers, het beheer en het klassement hiervan.
• Het beheer van de agenda van de artsen, verpleegkundigen en administratieve krachten.
• Het garanderen van de telefonische permanentie van de medische dienst tijdens de kantooruren.
• De opvolging van doorverwijzingen naar en de afspraken met externe hulpverleners/instanties.
• Het verzekeren van de communicatie met andere diensten en externe hulpverleners.
• De opvolging van de medische facturen, in samenspraak met de financiële dienst.
• Het stockbeheer, waarbij u in opdracht van de arts en/of verpleegkundige de nodige bestellingen plaatst.

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be

Diploma en ervaring

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een medische administratieve richting.
• Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers.

Technische competenties

• Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, …
• Je hebt voeling met/interesse in het werken met/voor een kwetsbare en diverse doelgroep.

Generieke competenties

• INFORMATIE ANALYSEREN: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
• PROBLEMEN OPLOSSEN: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.
• SERVICEGERICHT HANDELEN: Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
• IN TEAM WERKEN: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.

Troeven

• Je bent vertrouwd met het werken in een multidisciplinair team en/of in een residentiële setting.
• Je spreekt Engels en/of andere vreemde talen, je spreekt Frans in geval van vacature in Brussel.