Assistant Director

Individu yang memberikan dukungan administratif dan operasional langsung kepada direktur atau eksekutif tingkat tinggi dalam suatu organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab:

1. Manajemen Jadwal dan Perjalanan:

• Mengatur jadwal rapat, pertemuan, dan acara penting.
• Mengatur perjalanan bisnis, termasuk pemesanan tiket pesawat dan akomodasi.

1. Administrasi:

• Mengelola korespondensi, baik secara tertulis maupun elektronik.
• Menyiapkan laporan, presentasi, dan dokumen penting lainnya.
• Mengelola arsip dan database perusahaan.

1. Koordinasi Proyek:

• Membantu dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek-proyek strategis.
• Melacak kemajuan proyek dan memastikan penyelesaian tepat waktu.

1. Dukungan Komunikasi:

• Menjawab telepon dan email, serta menindaklanjuti pertanyaan.
• Mengkoordinasikan komunikasi antara direktur dan pihak internal maupun eksternal.

1. Representasi:

• Mewakili direktur dalam berbagai pertemuan dan acara.
• Membangun dan menjaga hubungan baik dengan klien, mitra bisnis, dan staf.

1. Analisis Data:

• Mengumpulkan, menganalisis, dan menyajikan data untuk mendukung pengambilan keputusan.

1. Keahlian yang Dibutuhkan:

• Keterampilan Komunikasi: Baik lisan maupun tulisan.
• Organisasi: Mampu mengatur waktu dan tugas dengan efektif.
• Manajemen Proyek: Mampu merencanakan dan mengelola proyek dari awal hingga akhir.
• Teknologi: Mahir menggunakan berbagai perangkat lunak, seperti Microsoft Office, perangkat lunak manajemen proyek, dan alat komunikasi.
• Diskresi: Mampu menjaga kerahasiaan informasi sensitif.

1. Kualitas Pribadi:

• Proaktif: Selalu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
• Teliti: Mampu bekerja dengan detail dan akurat.
• Fleksibilitas: Mampu beradaptasi dengan perubahan dan tuntutan pekerjaan.
• Orientasi pada Detail: Mampu mengelola banyak tugas sekaligus tanpa kehilangan fokus.

1. Lingkungan Kerja:

• Dinamis: Lingkungan kerja yang cepat berubah dan menuntut.
• Tekanan Tinggi: Terkadang harus bekerja di bawah tekanan untuk memenuhi tenggat waktu.
• Kerjasama Tim: Bekerja sama dengan berbagai tim dan departemen dalam organisasi.

Skills: dinamis, Organizational Skills, Proaktif, Korespondensi & Keperluan Administrasi Lainnya, Teamwork, Strong Communication Skills, Teliti, Fleksibilitas, Technology