Dossierbeheerder - expert projectbeheer en algemene administratie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je voert op autonome wijze een brede waaier aan administratieve taken uit binnen het gemeenschappelijk secretariaat van de onderzoeksgroepen Functionele Morfologie, Gedragsecologie en Ecofysiologie, en Evolutionaire Ecologie
• Je regelt het financieel beheer en personeelsbeheer van interne en externe projecten (van de eerste t.e.m. vierde geldstroom inclusief EU projecten): budgetplanning; uitvoeren van de financiële operaties (plaatsen en opvolgen van bestellingen, facturatie); verwerken van onkostennota’s.
• Je zorgt ervoor dat onderzoeksprojecten gestructureerd verlopen: planning en begroting; opvolgen van de voortgang en budgetbesteding; oplevering en (financiële) rapportering;
• Je verzamelt en beheert data en informatie: stroomlijnen en beheren van gegevens; opzetten en updaten van databanken m.b.t. projecten, personeel en financiën; uitwerken van procedures binnen de onderzoeksgroep en implementeren van UAntwerpen procedures.
• Je verstrekt correct informatie over administratieve, personeels-gerelateerde en financiële procedures en geeft hierover advies aan studenten, onderzoekers, (buitenlandse) bezoekers en collega’s op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze.
• Je regelt de administratieve en logistieke kant van de activiteiten van de onderzoeksgroepen, zoals de planning en organisatie van vergaderingen, symposia en excursies.
• Je neemt initiatief in het verbeteren van processen, het ontwikkelen en implementeren van nieuwe werkwijzen en het ondersteunen en coördineren van projecten.
• Je bezit een diploma van professionele/academische bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Een allround administratieve werkervaring is een pluspunt.
• Je beschikt over een goede basiskennis van financiële administratie.
• Je kan vlot overweg met Microsoft365.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels.
• Je bent communicatief, service- en samenwerkingsgericht.
• Je werkt nauwgezet, bent integer, creatief en kwaliteitsgericht.
• Je kan goed plannen en organiseren.
• Je bent bereid om je bij te scholen waar nodig.