Secrétaire Commercial(e) Bilingue Français - Anglais (m/f)

Vos missions

Soutien aux commerciaux (Luxembourg, France & International)

• Assister les commerciaux dans la rédaction d'offres commerciales et de documents contractuels.
• Effectuer la prospection et la relance de clients potentiels.
• Organiser et gérer les rendez-vous clients.
• Préparer les dossiers commerciaux (présentations, documents pour les rendez-vous).
• Coordonner les agendas des commerciaux, la prise de rendez-vous et l'organisation des déplacements.
• Suivre les commandes et les dossiers clients en soutien aux équipes de vente.
• Fournir des rapports sur les performances commerciales (suivi des ventes, objectifs, etc.).
• Coordonner les actions de prospection et gérer les outils de suivi des contacts commerciaux (CRM).

Gestion des documents administratifs

• Classer, archiver et organiser les documents (physiques et électroniques).
• Préparer et rédiger des courriers, rapports, notes et autres documents.
• Gérer les contrats, les factures, les bons de commande et le suivi des paiements.

Soutien à la gestion des commandes et de la logistique

• Assurer le suivi des commandes clients.
• Gérer les réclamations et les retours.
• Coordonner avec les services logistiques afin d'assurer la bonne livraison des produits.
• Vérifier les stocks et participer à la gestion des inventaires avec les services concernés.

Soutien aux ressources humaines

• Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel.
• Préparer les contrats de travail.
• Suivre les absences et les congés.
• Organiser les formations et les événements internes.

Préparation et organisation des réunions

• Planifier et organiser les réunions internes et externes.
• Envoyer les convocations et préparer les supports nécessaires.

Tâches financières et comptables

• Assurer le suivi des paiements.
• Effectuer les relances auprès des clients et des fournisseurs.
• Préparer les éléments nécessaires à la comptabilité (factures, reçus, etc.).

Veille réglementaire et conformité

Veiller à ce que les documents et les pratiques internes soient conformes aux réglementations en vigueur.