Team & Management Assistant (all genders)

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für Momentum (Teil der Serviceplan Gruppe) am Standort München einen Team & Management Assistant (all genders) in Vollzeit.

Was dich bei uns erwartet: Du unterstützt unsere Managing Partner im Tagesgeschäft und koordinierst Termine, Kalender, Meetings sowie organisatorische und administrative Themen

Du planst und organisierst Management-Meetings, Workshops und internationale Termine inklusive Raumbuchungen, Catering, Besucherorganisation, Gästeparkplätzen und weiterer Logistik für unsere Standorte in München, London, Mumbai und Südafrika

Du bereitest Agenden, Präsentationen, Management-Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen vor und stellst sicher, dass relevante Informationen vollständig und rechtzeitig verfügbar sind

Du koordinierst Follow-ups, dokumentierst To-dos und sorgst dafür, dass vereinbarte Maßnahmen zuverlässig nachverfolgt werden

Du fungierst als zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Management, internen Teams, Serviceplan-Einheiten, HR, externen Partnern und Stakeholdern

Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Visa-Prozessen, A1-Bescheinigungen, Reisekostenabrechnungen und administrativer Reisevorbereitung

Du unterstützt bei Office-Management-Themen, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten sowie weiteren organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft

Kleinere Projekte und Ad-hoc-Themen übernimmst du eigenverantwortlich und sorgst für eine strukturierte Umsetzung

Du priorisierst eingehende Anfragen, koordinierst die Bearbeitung und stellst sicher, dass Themen bei den richtigen Ansprechpartner:innen landen

Was wir von dir erwarten: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation

Erste relevante Berufserfahrung von etwa drei Jahren als Teamassistenz, Management Assistant, Executive Assistant, Office Manager:in oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle

Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, mehrere Themen und Prioritäten gleichzeitig zu steuern

Proaktive, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung

Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen

Hohes Maß an Diskretion, Professionalität und Vertrauenswürdigkeit

Sehr gutes Gespür für Prioritäten, Details und die strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben

Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Teams und Excel

Idealerweise Erfahrung mit Copilot, Miro oder FigJam

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir dir bieten: Onboarding : Durch persönliches Mentoring und digitale Onboarding-Sessions - wir sorgen für deinen perfekten Einstieg

Weiterbildung : Deine Entwicklung ist uns wichtig. Ob durch unser internes Campus-Weiterbildungsprogramm zur Erweiterung deiner Fach-, Methoden- oder Persönlichkeitskompetenzen, freiwillige Sprachkurse oder regelmäßige Coachings - wir halten dich up to date

Flexibilität : Durch flexible Arbeitszeiten, Mobile Office und Jobsharing-Modelle kannst du deinen Beruf an dein Leben anpassen – und nicht andersrum

Fun : Wer arbeitet, muss auch mal eine Pause machen – bei uns hast du durch regelmäßige After Work und Team Events genug Möglichkeiten (auch virtuell, wenn's sein muss)

Sport : Großes Sportprogramm sowie Mobilität durch Agenturfahrräder und E-Bikes/E-Bike Leasing

Erreichbarkeit : Unser modernes Office im Kreativviertel Münchens ist dank perfekter Lage gut für dich erreichbar

Internationalität : Als international agierende Agenturgruppe hast du bei uns die Möglichkeit, dich mit Kollegen aus den unterschiedlichsten Disziplinen aus der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen