Secretária Executiva

Assessorar a diretoria e/ou gestão, organizando agendas, informações e rotinas administrativas, garantindo eficiência na comunicação, no fluxo de documentos e no apoio às decisões estratégicas.

• Conhecer e manter registo da estrutura organizacional do órgão/entidade;

• Assessorar a equipe executiva do órgão/entidade no desempenho de suas tarefas administrativas, reuniões e cerimoniais;

• Atuar juntamente com o Técnico em Secretariado e a equipe de apoio administrativo na execução das atividades;
• Operar microcomputador, programas e sistemas internos;

• Efetuar ligações, receber e transmitir recados;
• Zelar pelos equipamentos e materiais utilizados no Serviço;

• Orientar na avaliação e na seleção de correspondência para fins de encaminhamento;
• Elaborar documentos oficiais;

• Controlar correspondências físicas e eletrônicas;

• Organizar eventos e viagens;

• Arquivar documentos digitais assim como encaminhar aqueles físicos para arquivo;

• Digitalizar/copiar documentos da instituição;

• Atender pessoas (público externo e interno);

• Acompanhar suprimentos da área de atuação;

• Controlar agenda de apoio ao trabalho da respectiva chefia;

• Transcrever ditados, discursos, conferências, palestras, etc.;

• Apoiar na organização de eventos atuando juntamente com a Assessoria de Comunicação;

• Enviar para publicação, acompanhar, monitorar e controlar a publicação dos boletins de serviço;
• Redigir as atas das reuniões de colegiado.