Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Software Startup

Einleitung

Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen - und das ist erst der Anfang.

Weil wir gerade mitten im Wachstum stecken, braucht unser CEO jemanden, der ihm den Rücken freihält.

Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmst du in Teilzeit die organisatorischen Fäden im Alltag - von der Reiseplanung über die Terminkoordination bis zur Post- und E-Mail-Organisation.

Ideal für dich, wenn du strukturiert arbeitest und gerne den Überblick behältst.

Terminmanagement: Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch

Reisemanagement: Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels

Backoffice & Finanzen: Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher

Korrespondenz & Kommunikation: Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs

Organisation & Administration: Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind

Qualifikation

Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden

Souveränität : Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein

Kommunikationsstärke : Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen

Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt

Wir bieten

Benefits

Unser Wir-Gefühl: Ob jährliches Offsite, Company Anniversary oder Weihnachtsfeier – wir lieben Teamevents jeglicher Form und finden uns zudem Bi-Weekly zum Team-Frühstück oder Team-Lunch zusammen

Benefits: Wähle zwischen Wellhub oder Deutschlandticket-Zuschuss

Flexibles Arbeiten: Bis zu 2 Tage die Woche remote arbeiten, plus die Möglichkeit auf bis zu 2 Wochen Workation im Jahr

Persönliches Wachstum: Weiterbildungsbudget für Kurse, Konferenzen oder Zertifizierungen

Vergütung, die mit der Leistung mitwächst: Wir vertagen Gehaltsthemen nicht auf unbestimmte Zeit, sondern verfolgen feste Gehaltsrunden pro JahrHier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian

https://www.youtube.com/watch?v=5u69US3abu0

Der Recruiting Prozess

20 Min People Call - Erstes Kennenlernen mit Sarah

30 Min Founder Call - Erstes Kennenlernen mit Christian

Persönliches Kennenlernen - Vor Ort im Office in Berlin mit Christian

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