RECEPTIONIST

RESEPSIONIS KLINIK KECANTIKAN (AESTHETIC CLINIC FRONT OFFICE)

1. Tujuan Jabatan

Menjadi garda terdepan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pasien, memastikan pengalaman pasien yang ramah, profesional, nyaman, serta membantu meningkatkan jumlah booking dan penjualan layanan klinik kecantikan.

1. Tanggung Jawab Utama (Fokus Pelayanan & Pasien)

Menyambut pasien dengan ramah, sopan, dan profesional (first impression klinik). Mengelola pendaftaran pasien (baru & lama). Mengatur jadwal appointment dokter/therapist. Menjawab pertanyaan pasien terkait layanan, harga, dan promo. Mengarahkan pasien sesuai alur pelayanan klinik. Membantu meningkatkan konversi dari inquiry menjadi booking/treatment.

1. Tugas Harian (Front Office & Operasional)

Melayani pasien datang (check-in & registrasi). Menginput data pasien ke sistem/rekam medis. Mengelola jadwal praktik dokter & therapist. Menjawab telepon, WhatsApp, dan DM media sosial. Mengingatkan jadwal pasien (reminder H-1/H-0). Mengelola antrian pasien agar tertib dan nyaman. Menangani komplain ringan pasien dengan baik.

1. Tugas Penjualan (Sales Support & Conversion)

Menawarkan promo treatment, paket bundling, dan membership. Memberikan informasi harga dan benefit treatment secara jelas. Melakukan upselling & cross-selling (misal: facial + serum + paket lanjutan). Follow up pasien yang belum booking atau belum datang. Membantu closing pasien (dari tanya → booking → datang).

1. Tugas Administrasi & Keuangan Ringan

Membuat invoice/tagihan pasien. Menerima pembayaran (cash, transfer, QRIS). Melakukan pencatatan transaksi harian. Rekap kunjungan pasien harian. Koordinasi dengan bagian keuangan/kasir.

1. Kualifikasi

Minimal SMA/SMK (diutamakan D3 ) Tidak Sedang Kuliah / Sekolah Berpengalaman sebagai resepsionis/frontliner (diutamakan klinik kecantikan ). Berpenampilan rapi, menarik, dan profesional. Komunikatif, ramah, dan percaya diri. Mampu menggunakan komputer dan aplikasi (Excel, sistem klinik).

1. Skill Wajib

Customer service excellence (pelayanan premium) Komunikasi & public speaking Basic selling & closing pasien Administrasi & input data Multitasking & problem solving Penggunaan WhatsApp Business & media sosial

1. KPI (Indikator Kinerja Utama)

Jumlah booking pasien harian/bulanan Conversion rate (chat → booking → datang) Kepuasan pasien (service front office) Jumlah pasien repeat Ketepatan jadwal & minim antrian Respons time chat/telepon

1. Wewenang

Mengatur jadwal pasien sesuai slot tersedia Memberikan informasi harga & promo Menawarkan paket treatment sesuai arahan manajemen Mengarahkan alur pasien di klinik

1. Hubungan Kerja

Internal: Dokter, therapist, admin, kasir, marketing Eksternal: Pasien, calon pasien, partner (jika ada)

1. Standar Pelayanan (Wajib Dipatuhi)

Senyum, salam, sapa kepada setiap pasien Respons cepat (chat maksimal <5 menit pada jam operasional) Bahasa sopan, ramah, dan tidak kaku Penampilan rapi & menarik (beauty clinic standard) Menjaga privasi dan kenyamanan pasien

1. Fokus Khusus Klinik Kecantikan

Menciptakan pengalaman pasien yang “nyaman & premium” Meningkatkan penjualan treatment melalui komunikasi yang persuasif Membantu membangun trust pasien terhadap klinik Mengedukasi pasien secara ringan sebelum konsultasi dokter

1. Risiko yang Harus Dikendalikan

Salah input data pasien Jadwal bentrok / overbooking Komplain pasien karena pelayanan kurang ramah Kehilangan peluang closing karena respon lambat

Skills: Teamwork, Communication Skills, Responsible, Public Speaking