Agent Administratif H/F (H/F)

Nous recherchons pour l'un de nos coopérateurs un.e Agent Administratif afin d'intervenir au sein de l'un de nos établissements du médico social, situé à Vernet-les-bains (66820).

Modalités :

• Travail du lundi au vendredi sur les horaires 09h00-12h30 et 13h30-17h00.
• Prise de poste début septembre 2026 (entretiens à prévoir mi-aout)
• Prolongation possible.

Vos missions :

• Assurer le standard téléphonique, l'accueil et le secrétariat de l'établissement.
• Gestion de la prise en charge des résidents et gestion administrative.
• Assure la tenue des dossiers administratifs et des dossiers infirmiers, en lien avec le service médical

• Restauration
• Réalise les effectifs des résidents pour la restauration
• Gestion des repas salariés
• Affichage des menus

• Relation - communication :
• Contribue à la qualité du lien avec les familles, les tutelles et les organismes de protection juridique
• Participe tous les jours aux transmissions du matin, prise de note et rédaction des transmissions générales autre que soins
• Transmet à la Direction toutes les informations concernant la gestion de l'établissement.

• Gestion financière :
• Scanne et stocke les différents éléments de facturation des fournisseurs en GED
• Vérifie et stocke en GED la facturation des intervenants extérieurs (kiné, pédicure, psychologue...)
• Transmission des documents aux agences d'intérims
• Vérification des factures intérimaires à l'aide des plannings avant enregistrement en GED
• Préparation des remises de chèque et envoi au service comptable des justificatifs et autres documents comptables

• Gestion Matériel :
• Assure le suivi et les commandes des stocks de l'établissement

• Ressources humaines :
• En cas de besoin peut réaliser de la saisie RH (Octime et agence d'intérim)
• Assure le suivi du registre du personnel en collaboration avec le technicien administratif
• En cas de besoin aide à la tenue des dossiers du personnel, hors équipe d'encadrement (technicien administratif, cadre administratif, médecin, et directeur)
• Rassemble les divers documents liés à la saisie des formations sur l'OPCO et SYLAE
• Edition des plannings mis à jour pour astreinte et affichage en salle du personnel (le vendredi et le lundi)

• Démarche qualité :
• Participe à l'application et au respect du projet de service et du projet d'établissement.
• Participe à l'application et au respect du Plan d'Action Qualité.

Diplôme :

• BAC
• Une expérience significative dans le domaine administratif est obligatoire.
• Expérience fortement souhaitée dans des établissements du médico-social.

Compétences techniques :

• Maîtrise de l'outil informatique
• Capacités organisationnelles
• Savoir gérer l'information reçue et l'information à transmettre.

Savoir-faire :

• Sens de l'organisation, rigueur, capacité d'initiative, capacité d'adaptation.

Savoir-être professionnel :

• Motivation pour le secteur gériatrique
• Sens du travail d'équipe
• Respect du secret professionnel
• Avoir l'esprit du contact relationnel
• Amabilité, politesse, discrétion